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Software para transportadora: o que considerar ao escolher um?

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Diversas opções de software para transportadora são ofertadas aos gestores, diariamente, como a solução para os problemas enfrentados no decorrer de suas gestões. Neste cenário, ter o apoio de tecnologias próprias tornou-se parte do sucesso de qualquer grande transportadora.

No entanto, utilizar tais ferramentas não é mais segredo, mas sim, algo fundamental para maximizar o comportamento da empresa. E na hora de escolher um software para sua transportadora, é preciso atenção, pois você precisa analisar bem as suas aplicabilidades e o nível de conformidade com as suas necessidades. 

Para auxiliar você nesse momento, preparamos este post que vai ajudá-lo a selecionar o software ideal para sua transportadora. Acompanhe a leitura!

Como funciona um software para transportadora

Os softwares trabalham online e, portanto, a coleta de dados é realizada a partir de dispositivos conectados com a internet. Porém, é válido evidenciar que o aplicativo de gerenciamento em logística não deve ser visto como mais um gasto para a empresa, mas sim, como um investimento. 

O retorno, mesmo ocorrendo a longo prazo, melhora a qualidade do serviço prestado, visto que as operações são agilizadas, automatizadas e otimizadas de acordo com seu uso.

Em muitas transportadoras, é rotineiro que os documentos fiscais não sejam emitidos, mas o negócio corre um grande risco de ser multado pela fiscalização. Isso acontece porque as empresas não estão suficientemente preparadas para tratar de tantos assuntos burocráticos. Em outros casos, os processos da transportadora pode até mesmo ser interrompido, já que ela não consegue atender às especificações do setor e das normas legais.

Assim, antes de atuar ao mercado, a empresa deve planejar o seu perfil de operações e definir suas demandas, necessidades operacionais, atividades e as metas pretendidas. Além, é claro, de escolher um software para transportadora de acordo com sua realidade.

A seguir, separamos algumas características que, independentemente do porte da empresa, são fundamentais em qualquer software de gerenciamento para transportadoras:

  • facilidade de implantação;
  • bom acesso ao software;
  • interface e funcionamento simples;
  • segurança;
  • suporte oferecido.

Qual a importância do software para a gestão da transportadora

Em tese, os sistemas de um software contribuem para a gestão da rede de suprimentos e envolvem planejamento, execução e otimização da transferência de cargas. Com seu uso, temos como resultado uma maior eficiência nas operações rotineiras.

O programa também contribui para a concentração e a inclusão de dados, proporcionando um cenário mais abrangente no âmbito da empresa. Diante disso, as operações de transporte e armazenamento são desenvolvidas e o planejamento estratégico é colocado em prática.

O monitoramento dos processos também é facilitado graças ao software, o que leva à redução de erros e a uma maior agilidade dos procedimentos, já que há um maior controle na execução das etapas.

No entanto, é importante lembrar que o sistema conta com diferentes módulos, sendo cada um deles responsável por uma etapa específica. Além disso, o sistema deve estar de acordo com os padrões exigidos pela legislação e também pelo cliente.

Quais são as principais funções de um software para transportadora

Depois de conferir como funciona um software para transportadora e qual é a sua importância, é hora de conhecer as principais funcionalidades da ferramenta. Acompanhe!

Emissão de nota fiscal

A nota fiscal para transporte da carga documenta a circulação da mercadoria que está sendo transportada. Ela é tributada pelo ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e pelo IPI (Imposto Sobre Produtos Industrializados). As empresas de transporte devem emitir as notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS-e), dentro do mesmo município.

As notas são um instrumento importante de comprovação da prestação dos serviços de carga, comprovando que eles foram feitos de acordo com os padrões estabelecidos pela lei. Essa é a maneira que o governo utiliza para fazer a arrecadação dos tributos.

Particularidades nas notas fiscais

As notas fiscais são utilizadas em vários segmentos, mas no caso dos serviços de transporte, existem algumas especificidades. O não conhecimento dessas características ocasiona prejuízos enormes aos embarcadores, já que a emissão do documento é indispensável para cada viagem contratada e para cada veículo. 

É importante observar que, na maioria dos estados brasileiros, há prazos de validade para a nota fiscal de transporte, cujo prazo passa a contar a partir da data da saída das mercadorias.

Como evitar problemas com a fiscalização

Com um bom controle e com a melhoria na gestão, é possível evitar esse tipo de problema. Do mesmo modo, é possível garantir a integridade da carga transportada até seu destino. Outro ponto importante é que a emissão da nota fiscal facilita a contratação de um seguro, garantindo uma proteção extra aos itens transportados.

Apesar disso, a não observância das normas determinadas pelo fisco pode trazer muitos aborrecimentos, podendo até mesmo dificultar ou retardar o crescimento de toda a empresa. Por isso, o profissional de logística deve manter-se sempre bem informado e com todos os documentos atualizados e em ordem.

Controle de operações de caixa

O conhecido fluxo de caixa é o controle financeiro que aponta toda e qualquer movimentação de entrada ou saída de capital. A análise desse controle pode ser efetuada em diferentes intervalos, podendo ser diária, semanal ou mensal. Assim, é possível alterar o trabalho de acordo com o seu negócio.

É essencial explicar que o fluxo de caixa do software de gestão de transportadoras é elaborado de maneira mais completa e permite que o gestor tenha uma visão mais abrangente da empresa. Ou seja, permite um planejamento mais pertinente e cria estratégias de negócio.

Certamente, como o assunto é o dinheiro da empresa, o planejamento deve estar sempre presente. Afinal, o controle do caixa é o apoio para a saúde financeira da empresa.

Por esse motivo, o planejamento é a estratégia mais acertada para evitar problemas com o orçamento e para traçar metas para o crescimento do empreendimento. Inegavelmente, a falta de planejamento é fatal para os negócios da empresa de transportes.

Como fazer um bom controle

É muito comum que ocorram falhas na administração do fluxo de caixa. Entretanto, sem registrar cada operação, fica difícil fazer uma análise e ver com uma certa perfeição todo o ambiente financeiro da empresa.

É importante lembrar que existem gastos fixos e variáveis. Os fixos podem ser previstos com antecedência, como a folha de pagamento, por exemplo. Mas em uma transportadora, a maior atenção deve ser com os gastos variáveis, que ocorrem mensalmente, com os gastos com combustível e pedágio, por exemplo.

A recomendação é sempre apontar tudo o que sai do caixa, desde as pequenas até as grandes despesas. O software para transportadora permite o controle de caixa e é o melhor aliado nessa tarefa, fazendo os cálculos automaticamente e preservando os dados, que são transferidos para o sistema de armazenamento na nuvem.

Como as planilhas manuais, em muitos casos, são confusas e dão margem para erros, elas devem ser evitadas Da mesma maneira, as agendas com notas manuais requerem muito tempo e retrabalhos para efetuar o controle de forma adequada, tendo se tornado obsoletas com o passar do tempo. Portanto, os softwares são a melhor ferramenta para esse trabalho.

Coleta de dados

A elaboração de um plano de supervisão e de controle da frota só é completo com a gestão dos equipamentos. Para que ocorra a redução de custos, o aumento da segurança e a conservação dos veículos, os dados precisam ser coletados corretamente e disponibilizados online.

Uma das vantagens em usar um software para transportadora é que ele garante um histórico bem alinhado com a frota, revelando dados como, por exemplo, a frequência de substituições dos pneus, incidência de falhas e o cronograma de rodízio das rodas.

O gestor precisa ter uma visão total sobre todo o processo. Após a compra dos equipamentos, é necessário fazer o registro do fornecedor, informar a data da compra e registrar os preços. A apuração desses dados e seu controle medem a frequência da reposição dos itens, além de mostrar o estoque ideal para continuar atendendo às demandas.

Gestão de pneus

A logística de distribuição do Brasil é forte e concentrada no modal rodoviário. Isso quer dizer que a maioria das entregas é feita por meio de uma frota automotiva, seja ela composta de caminhões, carros ou motocicletas. Portanto, fazer a gestão de pneus é essencial para monitorar o rendimento desses equipamentos e a sua durabilidade. 

A gestão se faz necessária também pelo controle financeiro da frota, já que uma empresa deve contabilizar todos os gastos comprometidos nas suas operações e, assim, manter-se competitiva no mercado. Os custos com fornecimento de combustível, substituição de peças e com manutenção têm relação direta com a margem de lucro. 

O monitoramento dos pneus também é importante para a segurança do motorista, do veículo e da carga transportada. Alguns fatores agilizam o desgaste antecipado dos pneus e mostram o quanto é necessário monitorá-los continuamente, como:

  • idade da frota;
  • condições das estradas;
  • conservação do veículo;
  • peso da carga transportada;
  • modo de direção do motorista.

Como fazer o descarte correto dos pneus

Na gestão de pneus, várias atividades são envolvidas, desde etapas de aquisição, utilização, conservação e o descarte adequado dos pneus velhos. A borracha é um material muito polivalente, que mesmo que não tenha mais valor comercial, ainda assim pode ser reaproveitada e utilizada em outros setores da cadeia produtiva.

No meio empresarial, há diversas iniciativas sustentáveis, como, por exemplo, a coleta e a reciclagem dos pneus, principalmente no setor da indústria e da construção civil. Com isso, a recomendação é que as transportadoras busquem parcerias para incentivar o fomento desse negócio.

A fabricação de asfalto, de pisos industriais e dutos pluviais são alguns exemplos de reciclagem desse material. O reaproveitamento da borracha evita problemas ambientais que causam um impacto negativo no meio ambiente, sem contar que sua queima libera muitos gases tóxicos. Portanto, o melhor caminho é a reciclagem.

Transporte fracionado

Como o próprio nome já diz, o transporte fracionado é feito quando a carga é dividida e repartida. Essa operação consiste no despacho de pequenas remessas, de modo que a pessoa que embarca a mercadoria só paga pelo espaço utilizado no caminhão. Assim, com a carga fracionada, você não assume o frete total do veículo.

Dessa maneira, a transportadora dispõe de vários produtos, com características e destinos próximos ou parecidos, repartindo os custos do frete entre eles. As empresas podem partilhar o mesmo caminhão, com um trajeto de entrega previamente planejado, e assim, atender as demandas de todos os clientes.

Desafios enfrentados pela logística de carga fracionada

O sucesso da carga fracionada deve-se principalmente ao uso da tecnologia e da crescente melhoria na gestão da frota. O transporte ainda enfrenta algumas dificuldades, e por isso é importante que os clientes e as transportadoras tenham mais planejamento e foquem nos bons resultados. Mesmo assim, há de se destacar que muitos desafios e obstáculos ainda precisam ser superados.

Como escolher o software ideal para sua empresa

Como foi visto no decorrer deste artigo, são muitos os benefícios do software para transportadora. Mas é preciso lembrar que o mercado oferece inúmeras soluções. Portanto, é fundamental escolher aquele que melhor atenda sua empresa.

Nesse momento, saber exatamente o que você precisa facilita e muito o processo de aquisição. Antes de mais nada, a implementação de uma solução tecnológica não precisa ser lenta e complexo. Por isso, é importante buscar uma solução de fácil implantação, que seja adaptável ao negócio e não exija mudanças profundas na estrutura dos processos.

Além disso, mesmo que o software seja de fácil implementação e manuseio, contar com um bom suporte é um diferencial importante e deve ser considerado. Afinal, com a utilização da ferramenta, surgem tanto dúvidas quanto problemas. Nesses momentos, contar com um suporte ativo e pronto para solucionar sua demanda poupa um tempo precioso.

Viu como um software para transportadora é uma ótima solução e traz vários benefícios? Como existem diversas opções, o mais importante é selecionar o sistema adequado à sua empresa, que assegure o cumprimento das solicitações e aperfeiçoe os processos internos.

Dê mais um passo rumo à modernização no gerenciamento da sua transportadora com o Quinto Eixo, que está à disposição com as melhores soluções do mercado. Entre em contato e seja o nosso próximo caso de sucesso!

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