Gestão fiscal para transportadoras: saiba mais sobre o assunto

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Elementos como a carga tributária e as obrigações fiscais das transportadoras geram um interesse especial para quem procura otimizar a execução dessas atividades. Esse aprimoramento requer a adoção de soluções que podem prevenir o descumprimento da legislação, mantendo assim a gestão fiscal em dia.

Por esse motivo, conforme o negócio cresce e amadurece, é importante integrar tecnologia e inovação a todas as etapas do processo logístico. Esse é um segmento que depende de controles precisos para garantir que a distribuição ocorra sem percalços.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para demonstrar o que é a gestão fiscal e qual é o seu impacto em seu negócio. Aproveite para saber mais e boa leitura!

O que é a gestão fiscal?

A gestão fiscal é um aspecto estratégico das empresas de transporte que engloba as atividades relacionadas à tributação da empresa. Para compreender esse tema, devemos explorar de forma abrangente a relação entre a transportadora e a regulamentação que rege sua operação.

Nesse sentido, é importante destacar o regime tributário escolhido pelo empreendedor, o orçamento dedicado ao pagamento de impostos e a emissão de documentos fiscais. O objetivo do gerenciamento da área fiscal é garantir que os procedimentos tributários sejam executados de acordo com a lei.

Para isso, é preciso compreender como esse elemento está presente, desde o recolhimento de obrigações trabalhistas até a emissão de documentos de frete para que a mercadoria possa ser enviada ao seu destinatário.

Esse é uma medida que busca minimizar o risco:

  • de problemas com a carga durante o trajeto;
  • de erros no envio de informações para a receita federal;
  • de inconsistências quanto ao cálculo e o recolhimento de impostos.

Com isso, tanto as empresas quanto seus clientes estão protegidos das repercussões cabíveis em caso de infrações.

Como ela funciona?

Mesmo para quem atua na área de logística, é difícil compreender a fundo a real importância dessa área para a estratégia da transportadora. Inclusive, a gestão fiscal começa antes mesmo da formalização da empresa.

Isso ocorre durante a fase de planejamento do negócio, quando o empreendedor busca o local ideal para instalar a sua operação e precisa considerar outros critérios além da localização favorável. Essa análise compara fatores como a carga tributária e os incentivos fiscais oferecidos pelos municípios.

Além disso, há casos em que a compreensão sobre a legislação fiscal pode ser utilizada para favorecer o empreendedor. Para obter esse resultado, deve-se avaliar os casos em que há hipóteses de não incidência do ICMS e substituição tributária, com o intuito de simplificar o processo de apuração.

O planejamento tributário também está entre as funções essenciais da gestão, já que busca criar projeções dos custos com pagamento de impostos para que o gestor possa se preparar financeiramente. Nesse cenário, também é possível expandir essa análise para identificar fontes de economia, minimizando assim os gastos da operação.

Quais são seus benefícios para a transportadora?

Um dos maiores desafios do gerenciamento de um negócio, em qualquer ramo de atuação, é a complexidade da carga tributária brasileira. Somado a isso está o peso dos impostos e a falta de informação de empreendedores inexperientes, o que pode causar danos graves ao negócio.

Por esse motivo, é recomendado compreender como a gestão fiscal tem um impacto significativo na saúde financeira da transportadora. Essa atividade, quando bem executada, tem potencial para minimizar os riscos aos quais o negócio está exposto. Estamos falando da relação com o Fisco e eventuais fiscalizações.

Além disso, essa é uma fonte de informações vital para a definição de metas e dos planos de crescimento da empresa em curto e longo prazo. Além da adequação aos aspectos legais, há casos em que essa visibilidade possibilita a economia de recursos, que podem ser direcionados para investimentos e melhorias.

Na prática, essa área atua em conjunto com o departamento financeiro e o contábil para realizar os seus controles. Por isso, é fundamental reconhecer como a integração entre as áreas e equipes é uma vantagem para a gestão fiscal.

Dessa forma, os serviços de frete se tornam cada vez mais qualificados por meio de um planejamento que antecipa imprevistos e soluciona problemas com agilidade.

Quais são as obrigações tributárias?

As obrigações tributárias de uma transportadora tem relação com a movimentação da carga. Isso quer dizer que é necessário emitir diversos documentos de natureza fiscal, que garantem que a mercadoria tem autorização para circular pelas rodovias nacionais. Saiba quais são eles a seguir.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é de responsabilidade do remetente da mercadoria, mas a transportadora deve ter acesso ao documento para realizar o vínculo com o conhecimento de frete. Além disso, há o registro dos dados do vendedor e do comprador, do valor da mercadoria e dos impostos cobrados.

Durante o transporte, há a necessidade de portar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Essa é a versão impressa da NF-e, na qual consta o código de barras que é lido para fins de fiscalização rodoviária.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é emitido pela transportadora ou pelo vendedor da mercadoria, caso utilize frota própria para realizar as suas entregas. Esse documento exerce a função de registrar a prestação do serviço de frete realizado por meio dos modais rodoviário, aéreo, ferroviário, hidroviário e dutoviário.

Deve constar as informações de origem e destino da carga, os dados da transportadora e a informação da nota fiscal a qual se refere. Esse documento também registra o recolhimento do ICMS quando o transporte é interestadual ou intermunicipal.

Também há necessidade de emitir o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), que acompanha a carga durante todo o trajeto. Essa é apenas a representação física caso o veículo seja parado em um posto de fiscalização.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e foi criado com o intuito de substituir os modelos utilizados anteriormente para um padrão unificado com validade em todo o território nacional. O seu propósito é consolidar todas as cargas embarcadas, vinculando cada conhecimento de transporte às suas respectivas notas fiscais.

A versão impressa é chamada de Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE) e tem a função é facilitar a consulta da carga, seja ela fracionada ou lotação.

Quais tributos merecem atenção?

No contexto da gestão de transportadoras, os impostos se enquadram em diversas categorias e se destinam a várias finalidades. Há impostos, por exemplo, que incidem sobre a prestação de serviços de frete, enquanto outros atendem a um requisito trabalhista e previdenciário.

Por esse motivo, é recomendado conhecer o funcionamento dos tributos, qual é sua incidência e de que forma ocorre a sua apuração. Por isso, listamos os principais impostos nas esferas federal, estadual e municipal que impactam financeiramente as transportadoras.

Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)

O fato gerador do ICMS é a prestação de serviços de diversas naturezas, inclusive o de movimentação de mercadorias e bens. A sua cobrança incide sobre fretes realizados nas modalidades intermunicipal e interestadual.

Cada estado dispõe de autonomia para estipular as próprias tarifas, portanto, a alíquota cobrada pode variar de acordo com o local de origem e o destino da mercadoria. A legislação do ICMS também descreve quais casos serão considerados dignos de isenções e exceções fiscais.

O modo mais simples para saber qual percentual será aplicado no transporte é consultar a tabela de ICMS, na qual consta a tarifa cobrada por cada estado.

Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN)

A abrangência do ISSQN se assemelha ao ICMS, pois incide sobre a prestação de serviços. A principal diferença é que aplica-se somente as viagens intramunicipais, ou seja, a origem e o destino encontram-se no mesmo município.

Os municípios também podem decidir sobre o valor da alíquota a ser cobrada, porém, a União estabeleceu que o valor deve estar entre 2% e 5%. O documento gerado para destacar o recolhimento dos impostos também muda, pois o serviço é registrado por meio da NFS-e.

Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)

Assim que a assumem a personalidade jurídica, as transportadoras passam a ser contribuintes do IRPJ. Esse é o imposto cobrado sobre o lucro líquido da empresa, cujo recolhimento pode ser feito anualmente ou trimestralmente.

A forma de apuração depende do regime tributário adotado. As opções disponíveis são:

  • simples;
  • lucro presumido;
  • lucro real;
  • lucro arbitrado.

A legislação federal determina que a alíquota devida pelo empreendimento é de 15% sobre o lucro apurado. Porém, há o adicional de 10% sobre a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20 mil por mês.

Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)

A forma de apuração desta contribuição é idêntica às regras utilizadas para o recolhimento do Imposto de Renda. Isso quer dizer que ela depende do regime jurídico escolhido pela transportadora.

A atividade de transporte é listada como uma exceção, portanto, há a cobrança da alíquota única de 12%. Os fundos arrecadados são destinados ao financiamento da Seguridade Social, com o intuito de proteger direitos, como acesso à saúde e à aposentadoria, e minimizar situações de desemprego.

Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS)

Representa outro imposto de abrangência federal, instituído para arrecadar recursos para a Previdência Social por meio do órgão INSS. Esse tributo incide de duas maneiras diferentes na operação de transportes.

Primeiramente, há o seu recolhimento na folha de pagamento de todos os funcionários que trabalham com carteira de trabalho assinada. Em segundo lugar, a transportadora deve emitir o Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) sempre que contratar os serviços de motoristas autônomos.

Nesse documento, haverá o desconto do valor referente ao INSS. Para determinar qual será o valor, basta considerar o percentual de 20% sobre o valor do frete. Do total obtido, a transportadora deve fazer a retenção de até 11% de acordo com a tabela do INSS vigente.

Programa de Integração Social e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP)

Esse tributo tem incidência federal e requer o seu recolhimento mensalmente sobre o lucro acumulado nesse período. Nesse caso, existem duas alíquotas distintas: a alíquota de 0,65% aplica-se às empresas que apuram o lucro presumido, enquanto a de 1,65% é aplicada para aquelas que optaram pela apuração com base no lucro real.

Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)

O COFINS é um imposto federal que incide sobre a receita bruta apurada pela transportadora. A sua cobrança tem o objetivo de financiar a Seguridade Social em conjunto com a sociedade.

O seu recolhimento ocorre mensalmente, de acordo com o faturamento obtido e a alíquota cobrada varia entre 3% e 7,6%. As empresas de transporte não estão inclusas na lista de organizações que estão isentas do pagamento. Por outro lado, tanto o PIS como o COFINS geram créditos que podem ser utilizados para descontar os custos materiais que são aplicados diretamente na prestação do serviço.

Esse é o caso de:

  • combustíveis;
  • lubrificantes;
  • pneus e câmeras de ar;
  • peças de reposição para a frota.

De que forma gerenciá-los?

Diferentes métodos podem ser adotados para gerenciar o aspecto fiscal de um negócio. Por exemplo, o controle financeiro pode ser acompanhado por meio de planilhas eletrônicas. Contudo, essa não é a opção ideal devido à falta de confiabilidade das informações e erros de lançamento manual.

Já a emissão de documentos fiscais depende de sistemas que automatizam essa atividade e realizem o envio do arquivo XML para a Receita Federal. O empreendedor tem a opção de usar o software gratuito disponibilizado pela SEFAZ do seu estado ou adquirir um sistema de gestão próprio.

Como a tecnologia pode ajudar?

Embora seja possível gerenciar uma transportadora usando ferramentas manuais, esse não é o cenário ideal para o empreendedor que deseja crescer. Hoje, já existem recursos que possibilitam o controle de toda a operação dentro de uma ferramenta que funciona de forma integrada.

Esses sistemas são desenvolvidos de acordo com as exigências legais que regem a atividade logística, como o recolhimento do ICMS no CT-e. Além disso, esse modelo de software fornece relatórios gerenciais que são essenciais para a tomada de decisão e o planejamento de estratégias.

Por esse motivo, fica claro como a adoção de soluções tecnológicas favorece não só a gestão fiscal, como também a transportadora como um todo. A informatização deve ser percebida como uma etapa natural do processo de crescimento de um negócio, sendo essencial para quem busca aumentar a eficiente e a produtividade da operação.

O nosso objetivo é apoiar a sua empresa e fornecer o sistema ideal para otimizar os seus processos. Se você está interessado, basta entrar em contato conosco para conhecer as nossas ferramentas!

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