Como fazer a gestão financeira da transportadora? Entenda aqui

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A gestão financeira, em especial de uma empresa de transportes, é um aspecto que não pode ficar em segundo plano. Muitos especialistas apontam a falta de controle sobre a movimentação de recursos como um dos principais motivos para queda da rentabilidade, prejuízos e, nos casos mais, falência do negócio.

Portanto, para favorecer a atividade empreendedora em um segmento tão importante para a economia do país, é essencial desenvolver meios para o acompanhamento minucioso das finanças.

Se você tem interesse em como implementar esse processo e conhecer os erros que devem ser evitados, este conteúdo é fundamental para você. Continue com a leitura e conheça mais sobre essa atividade!

O que é a gestão financeira?

Em termos simples, a gestão financeira é a atividade que engloba o controle e o planejamento de todo o patrimônio de uma empresa. Estamos falando do montante disponível da conta bancária, dos imóveis, tributos devidos e, até mesmo, das contas a receber. Essa é uma rotina essencial para garantir a estabilidade do negócio, principalmente nos primeiros anos de operação.

Por isso, muitas vezes, as empresas fazem o uso de orçamentos com o intuito de limitar os seus gastos e acompanhar a entrada de dinheiro após a comercialização de produtos ou a prestação de serviços.

Além disso, essa é uma função dedicada ao planejamento da alocação dos recursos financeiros no decorrer do ano. Assim, é possível antecipar a necessidade de capital para a realização de melhorias ou investimentos na renovação da frota.

Para finalizar esse panorama da gestão financeira, não podemos deixar de falar das atribuições relacionadas à concessão de crédito e cobrança. Essa é uma função que busca manter o fluxo constante de entrada de recursos por meio do relacionamento com os clientes para garantir que os pagamentos sejam efetuados em dia.

Gestão financeira nas transportadoras

Para compreender a relação entre as empresas de transportes e as finanças, é preciso conhecer como ocorre a sua remuneração. Como se trata de uma prestação de serviços, as formas de pagamento são negociadas em contrato. Isso quer dizer que o contratante quita o valor do frete após a finalização da entrega.

Quando consideramos o frete fracionado, quando são enviadas as cargas de diversos em uma mesma viagem, o valor do frete é rateado. Portanto, a entrada de recursos não fica restrita a dias específicos, o que pode comprometer o pagamento dos compromissos da transportadora.

Por isso, o planejamento das disponibilidades deve ser um dos elementos principais para que a empresa possa manter o seu equilíbrio financeiro e a utilização eficiente dos recursos monetários.

Como adotar a gestão das finanças?

Apesar do seu risco, a atividade de transportes de mercadorias é essencial para o escoamento da produção e, muitas vezes, serve como indicador da movimentação da economia.

Isso quer dizer que é importante combater essa incerteza com a adoção de controles voltados para os resultados financeiros. Para isso, é importante seguir estes passos, que ajudam a colocar esse processo em prática:

  1. Defina o escopo da área financeira: muitos gestores limitam a atuação desse departamento ao simples pagamento de contas e à apuração da folha de pagamento. Contudo, é importante entender o seu papel estratégico e delegar para a equipe o controle de indicadores de desempenho e a elaboração de relatórios gerenciais.
  2. Crie planos para o futuro da empresa: o objetivo de uma empresa é crescer de forma sustentável por meio da conquista de novas oportunidades de negócio e o aumento da lucratividade. Porém, sem o elemento financeiro, não é possível traçar um planejamento compatível com a realidade.
  3. Acompanhe a evolução dos custos: os principais gastos são combustíveis e a manutenção da frota. Todos esses elementos podem ser otimizados por meio de ferramentas que ajudam a aprimorar a operação.

Quais erros devem ser evitados?

Manter a saúde financeira de uma transportadora é um desafio para gestores e empreendedores que têm o objetivo de conquistar espaço nesse mercado. O setor é afetado de forma significativa pela oscilação dos preços de combustíveis e pela queda da demanda dos clientes.

Por isso, existem alguns cuidados que podem ser tomados para prevenir um cenário que pode afetar os resultados negativamente. A seguir, confira os principais erros cometidos na gestão de uma empresa que presta serviços de transporte.

Falta de confiabilidade das informações

As informações financeiras, como muitos indicadores da atividade de transportes, são utilizadas como subsídio para as tomadas de decisão e a formulação de estratégias para o futuro do negócio. Sob esse ponto de vista, registros incorretos ou que não representam a realidade dos recursos são uma armadilha.

Por isso, é fundamental garantir o levantamento de dados referentes:

  • à movimentação de recursos;
  • à projeção do recebimento de clientes;
  • à programação do pagamento a fornecedores;
  • ao controle das despesas e custos operacionais.

Com essa visibilidade, é possível planejar melhor a alocação do caixa da empresa, bem como possibilitar a identificação de oportunidades de economia.

Desatualização da política de preços

A remuneração dos serviços de transporte ocorre após a conclusão do serviço de acordo com o prazo descrito no contrato. Por esse motivo, a agilidade na entrega é um fator que auxilia na antecipação dos valores devidos.

Contudo, existem casos em que a empresa não tem dados concretos sobre os custos operacionais e, como resultado, não consegue calcular os seus preços corretamente. Essa situação gera um problema sério, pois os valores cobrados não são suficientes para remunerar o transportador pelo atendimento.

Quando o gestor não tem acesso a informações que indicam esse problema, a sua rentabilidade fica comprometida. Somado a isso, a falta de recursos e o endividamento da transportadora culminam na queda da qualidade dos serviços prestados.

Não contar com um sistema de gestão

Embora os controles manuais e planilhas eletrônicas façam parte do dia a dia de muitas transportadoras, a sua utilização tem grandes limitações. Essas ferramentas estão sujeitas a erros de lançamento que podem resultar com avaliações incorretas.

Além disso, como o seu arquivamento é feito fisicamente na memória do computador é possível que os documentos sejam corrompidos. Isso faz com que as informações salvas não sejam confiáveis ou estejam incompletas.

Uma das formas de solucionar essa situação é por meio da adoção de sistemas de gestão desenvolvidos para a realidade das empresas de transportes. Atualmente, é possível há diversas opções de softwares com qualidade e preços acessíveis.

Esse é um investimento importante para conquistar a melhoria da gestão financeira e identificar formas de aplicar o capital da empresa com segurança. Em muitos casos, o retorno é percebido em curto prazo, quando a empresa passa a desenvolver relatórios relacionados à entrada de receitas e ao fluxo de caixa.

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