Gestão de transportadoras Gestão de transportadoras

Gestão de transportadoras: o guia completo sobre o assunto!

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Manter um negócio em pleno funcionamento é um desafio para quem pensa em empreender. Constantemente, é preciso dedicar tempo ao dia a dia da operação, à solução de problemas e aos controles administrativos que fazem parte da gestão de transportadoras.

Muitas vezes, o desiquilíbrio entre todas essas funções é a causa de obstáculos que comprometem a qualidade dos serviços prestados. Erros de planejamento e a falta de supervisão em atividades importantes impactam diretamente o resultado financeiro do negócio.

Por esse motivo, criamos este guia para ajudar a transformar a realidade da sua transportadora e atingir o sucesso no setor logístico. Confira!

O que é a gestão de transportadoras?

Devido à sua complexidade, o gerenciamento de operador logístico requer acompanhamento constante, desde as atividades mais corriqueiras até as mais estratégicas.

É nesse cenário que o foco na gestão de transportadoras pode se tornar um diferencial em termos de competitividade. Mas afinal, o que é a tão falada gestão de transportadoras?

Como sabemos, o propósito da atividade logística é entregar bens no momento certo, no local certo e de acordo com as especificações do cliente. Pois bem, o papel da gestão de uma transportadora é garantir que esse processo seja concluído da forma mais eficiente e econômica possível.

Esse exemplo serve para ilustrar como o papel do gestor é abrangente, pois antes mesmo que a carga deixe o depósito, diversas atividades devem ser executadas para garantir que a mercadoria seja entregue. Entre elas, é possível citar:

  • a consolidação da carga;
  • a contratação de seguros;
  • a emissão de documentos fiscais;
  • o planejamento da rota de entrega;
  • a expedição do pedido corretamente.

Além disso, existem ações periódicas relacionadas à manutenção da frota, à contratação de motoristas e ao acompanhamento da performance da operação, sendo que este último deve ser baseado no acompanhamento de indicadores de desempenho das tarefas mais relevantes.

Portanto, pense na gestão de transportadoras como a atividade capaz de atender as demandas dos clientes em todas as etapas da cadeia de suprimentos, com flexibilidade e precisão.

Qual a sua importância?

Para que um negócio seja bem-sucedido em qualquer ramo de atuação, é fundamental contar com gestores e profissionais que supervisionam a execução das atividades. No caso dos serviços logísticos, existem acordos e contratos que regem essa prestação.

O SLA, ou Acordo de Nível de Serviço, em português, é um documento que descreve quais requisitos devem ser cumpridos. Essa é uma forma de controle das empresas que contratam operadores logísticos para garantir a qualidade do atendimento.

Ao mesmo tempo, a descrição das obrigações e deveres de cada parte nessa relação garante o elemento de confiabilidade. Esse fator é primordial na construção de um relacionamento duradouro e mutuamente benéfico.

Desse modo, saiba que os indicadores de prazo de entrega, quantidade de pedidos entregues e o índice de devoluções são avaliados periodicamente. Mas para manter o resultado da sua transportadora dentro dos parâmetros necessários, é necessário contar com uma gestão qualificada.

Como fazer o planejamento da sua transportadora?

A época em que a logística era considerada apenas um serviço adicional está no passado. A cada dia, fornecedores e clientes entendem como essa área tem papel estratégico na cadeia de suprimentos, principalmente em uma era digital, na qual a agilidade é um dos pilares.

Isso quer dizer que as formas de controle devem ser modernizadas para garantir a precisão das informações. Em um pequeno negócio, é natural que as planilhas eletrônicas sejam utilizadas, pois são ferramentas de simples utilização. Além disso, o seu custo é acessível, especialmente quando o negócio está no início da operação e as finanças não estão estabilizadas.

Contudo, esse tipo de arquivo está sujeito a erros tanto do sistema quando dos usuários e, com o tempo, deixa de ser uma opção confiável. Por isso, o primeiro passo em direção à otimização dos resultados deve começar com a automação de atividades rotineiras.

A recomendação é a aquisição de sistemas completos ou de módulos específicos para as áreas que requerem maior atenção, de acordo com o seu orçamento. Com isso, o gestor tem condições de planejar todas as etapas do processo, desde a coleta da mercadoria até a sua entrega ao destinatário.

Como realizar a gestão financeira?

A precariedade da gestão financeira é um dos principais problemas para empreendedores em todos os ramos de atuação. Inclusive, a falta de controle e conhecimento prático sobre o assunto estão entre os principais motivos para o fechamento de empresas nos primeiros anos de operação.

Por esse motivo, um dos processos mais estratégicos tem a ver com as finanças da empresa e a administração dos recursos. Os principais desafios estão relacionados à entrada de receitas. Muitos empreendedores relatam como os recebimentos são imprevisíveis e que nem sempre é possível arcar com os compromissos assumidos.

Por isso, uma das funcionalidades de um sistema de gestão é programar os recebimentos da forma mais favorável ao fluxo de caixa. Com todas as informações integradas, cada pedido de frete pode ser consultado, deste a sua criação até o pagamento pelo serviço. Já o segundo obstáculo tem relação com os custos operacionais, como:

Cada um desses gastos devem ser acompanhado minuciosamente, pois interferem na tabela de preços de fretes. Se o gestor não tem visibilidade dos custos da empresa, não é possível calcular a margem de lucro ideal.

Com isso, é bem provável que a empresa sofra prejuízo ou pratique preços acima do mercado, o que afasta os potenciais clientes. Ambos os cenários podem ser solucionados com a aquisição de ferramentas desenvolvidas para esse fim.

E a gestão contábil e fiscal?

A regulamentação que rege a prestação de serviços de transporte é bastante ampla e complexa. Existem detalhes que passam despercebidos até mesmo por profissionais experientes.

Muito desses erros são detectados durante o processo de emissão de documentos fiscais. Os principais deles são:

  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe): pode ser considerado como o documento fiscal que registra o serviço de frete, nas viagens intermunicipais e interestaduais. É emitido pela transportadora para vincular a nota fiscal e recolher o imposto de ICMS. Além disso, deve conter as informações sobre a carga, o destinatário e o remetente;
  • Nota fiscal de serviço: tem o mesmo valor fiscal que o CTe, mas se aplica a viagens intramunicipais, ou seja, dentro do mesmo município. Nesse caso, o imposto a ser destacado é o ISS;
  • Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): o MDF-e é o registro que consolida as informações de todas as cargas embarcadas no veículo, bem como, os CTes e notas fiscais que acompanham as mercadorias.

Além do seu papel tributário, o CTe também é utilizado como comprovante da prestação dos serviços de frete. Ao final de cada entrega, o documento deve ser assinado e carimbado pelo destinatário, possibilitando assim a cobrança dos valores devidos pelo contratante.

Como fazer a gestão de processos?

Como abordamos, o planejamento da operação logística depende da antecipação de cada etapa do processo. Com isso, é possível planejar a execução de cada etapa para atingir o resultado esperado.

O mesmo conceito pode ser explorado na gestão de processos para minimizar incertezas e criar cenários que podem vir a ocorrer no futuro. Porém, é importante lembrar como essa atividade depende de recursos tecnológicos.

É o caso de mecanismos que permitam o rastreamento da carga em tempo real, que são essenciais para:

  • compartilhar informações;
  • fornecedor dados para o cliente;
  • aumentar a segurança do transporte;
  • coletar dados sobre o comportamento do motorista.

De forma semelhante, um sistema de roteirização também tem relação direta com o processo de entrega. Isso ocorre porque eles são utilizados para determinar a rota mais ágil e econômica para a distribuição de mercadorias.

Outro aspecto que integra essa atividade está relacionada à programação das coletas e entregas com o intuito de otimizar as viagens. Por exemplo, ao concluir o envio das cargas, o motorista retorna ao depósito com o veículo vazio. Esse cenário não é ideal, pois há a incidência dos custos, mas sem a entrada de receitas como contrapartida. Portanto, faz parte do trabalho do gestor organizar o trajeto de forma que as viagens coincidam no sentido de ida e na volta.

Com esse aproveitamento mais eficiente, a rentabilidade da empresa só tem a crescer e demonstra para o mercado as vantagens de contratar o seu negócio.

Como fazer a gestão de frotas?

Manter a frota em perfeito funcionamento é uma das maiores preocupações de empreendedores do setor de transportes. Esse aspecto se deve ao valor desse patrimônio, já que viabiliza o funcionamento da operação.

Além disso, caso o veículo seja danificado, o custo de manter o caminhão parado é altíssimo. Nesse cenário, as entregas não poderão ser realizadas dentro do prazo e a equipe pode ficar sobrecarregada com o excesso de trabalho que tem que ser redistribuído.

Portanto, o meio de garantir que a frota estará em perfeitas condições é a realização de manutenções periódicas, com o intuito de evitar maiores danos. Assim, são verificados itens importantes como:

  • o sistema de freios;
  • os pneus do caminhão;
  • o sistema de iluminação;
  • o alinhamento e balanceamento;
  • a necessidade de troca de óleo e água do motor.

A apuração dos custos também tem espaço na gestão de frotas. Você sabe qual é o maior custo de uma transportadora? Acertou quem disse que é o combustível. Portanto, é fundamental buscar formas de controle e economia desse recurso, sempre que possível.

Como aplicar no processo de decisão?

O crescimento de uma empresa depende da sua capacidade de se tornar mais qualificada e profissional no seu relacionamento com o mercado. Esse resultado tem relação direta com a forma como as decisões são tomadas internamente.

Já sabemos que não é possível prever cada cenário que pode vir a se manifestar, contudo, o empreendedor pode contar com informações para subsidiar o seu processo decisório e o planejamento estratégico da organização.

Muitas empresas ainda dependem da experiência de seus gestores e da opinião da equipe para decidir quais rumos devem seguir. Esse aspecto tem o seu valor, porém, o mercado está sujeito a mudanças súbitas que não podem ser previstas com base em um histórico de comportamento.

A solução é a adoção de ferramentas que descrevem, com detalhes, o andamento do negócio. Para melhor interpretação, esses dados são convertidos em relatórios gerenciais que ajudam a:

  • dimensionar o tamanho da frota;
  • criar a formação do preço de frete;
  • otimizar a organização de armazéns;
  • acompanhar os custos operacionais da empresa;
  • identificar áreas cujo desempenho não é satisfatório;
  • indicar o momento de substituir equipamentos e veículos.

Portanto, considere como esse investimento representa um ganho de eficiência e confiabilidade em seus processos de trabalho.

Qual a importância do uso das tecnologias?

No caos do cotidiano, muitos empreendedores não têm tempo para refletir sobre questões importantes como: Quais tarefas podem ser otimizadas? Quais clientes oferecem maior retorno? Como aprimorar os resultados da equipe? É possível prever as demandas do mercado?

Esse é um cenário comum, principalmente em novos empreendimentos, mas deve ser uma realidade passageira. Com o tempo, é importante rever processos, desenvolver novas competências e criar planos para o futuro.

Tudo isso depende de uma dose considerável de dedicação e foco para manter a firmeza, mesmo em momentos de incerteza. O que a tecnologia fornece são os meios pelo qual a gestão pode ser concretizada de forma ágil, confiável e profissional.

Isso quer dizer que o seu negócio só tem a ganhar em termos de competitividade e qualidade dos serviços prestados. Com um sistema de gestão, o gestor passa a ter a visibilidade que faltava para reavaliar o seu contexto atual e realizar as mudanças necessárias.

Conclusão

Por fim, é importante destacar que o objetivo deste texto foi listar, com riqueza de detalhes, os aspectos relacionados à gestão de transportadoras. Acima de tudo, queremos atuar como parceiros na conquista dos seus objetivos e aspirações.

A nossa missão é garantir que a sua empresa disponha de recursos tecnológicos para crescer e conquistar novas oportunidades de negócio. Nesse sentido, desenvolvemos diversas soluções que podem ser aplicadas em diferentes áreas da gestão. Se você deseja conhecer os nossos serviços, entre em contato por meio do nosso site!

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