Gestão de documentos: o guia completo para sua empresa de transportes

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Se a visão da sua empresa sobre o arquivamento de documentos inclui inúmeras pastas e caixas com registros físicos, está na hora de reformular essa ideia. Estamos vivendo um momento de transformação digital nos negócios e a gestão de documentos corporativos deve acompanhar essa tendência.

Esse conceito torna-se ainda mais relevante quando consideramos o volume de documentos fiscais, logísticos e comerciais que são produzidos diariamente. Por esse motivo, é fundamental contar com ferramentas capazes de lidar com essa demanda.

Aproveite para conhecer mais sobre esse processo e saiba como a sua empresa ser favorecida com a criação de um gerenciamento eficiente. Confira!

O que é a gestão de documentos?

Efetuar a gestão da documentação da empresa vai muito além da simples organização dos arquivos, sejam eles em papel ou digitais. Essa é uma área que lida diretamente com informações de caráter estratégico e, até mesmo, confidencial. Isso significa que é necessário tomar os devidos cuidados, desde a emissão de documentos até os meios utilizados para guardá-los.

No cotidiano de uma empresa de transportes, a emissão e o recebimento de documentos de natureza fiscal são uma ocorrência comum. Além disso, há contratos firmados com clientes e parceiros, comprovantes de transações bancárias e pagamento das obrigações fiscais.

Isso revela a necessidade de um processo capaz de:

  • padronizar a nomeação de arquivos;
  • autenticar os documentos recebidos;
  • organizar os documentos de acordo com o seu tipo;
  • conceder acesso aos documentos de acordo com a necessidade;
  • realizar a guarda dos registros até que seja permitido o seu descarte.

Tudo isso tem que ser executado com agilidade e precisão para garantir a qualidade dessa atividade. Imagine como seria localizar uma nota fiscal que foi salva com o nome incorreto ou quanto tempo seria necessário para fazer a correção.

Por isso, estamos falando de uma gestão da informação que automatiza e garante a segurança dos documentos gerados pela empresa.

Qual a sua importância?

A busca por processos cada vez mais eficientes e o interesse em aumentar a produtividade das atividades logísticas indica como as empresas precisam focar na gestão de seus documentos.

Afinal, os modelos de gerenciamento de negócios mais modernos prezam pelo processamento de informações e dados. Tudo isso é possível devido a sistemas que executam essa atividade.

Isso representa uma economia de tempo significativa tanto para os gestores quanto outros profissionais que atuam em transportadoras. Esse é um avanço essencial para padronizar tarefas e para a agilidade da troca de informações entre empresa.

Tudo isso mudou nos últimos anos com a digitalização das transações. Hoje, notas fiscais e conhecimentos de frete são enviados por meio do arquivo XML. Contratos de prestação de serviços são assinados e tem a sua autenticidade validada eletronicamente por meio do certificado digital.

Transações bancárias, como o pagamento de contas e salários, podem ser feitas com toda segurança com o auxilio da internet. Com esse cenário de evolução tecnológica, a gestão de documentos é apenas um dos aspectos que pode ser otimizado.

Como fazer o gerenciamento desses documentos?

O que temos observado nos últimos anos é que as transportadoras têm optado por digitalizar os seus arquivos. Trata-se de uma tendência que, quando executada de forma eficiente, representa uma economia considerável de espaço e de recursos que seriam destinados à manutenção de um arquivo físico.

Nesse cenário, os documentos em pastas e caixas cedem lugar para servidores dedicados. Inclusive, o surgimento da computação na nuvem é responsável por aumentar, ainda mais, a adesão de empreendedores que buscam o armazenamento remoto de documentos.

Essa é uma alternativa cada vez mais segura, pois adota sistemas de criptografia para garantir a proteção de seus arquivos no ambiente virtual. Além disso, é possível segregar o acesso, limitando quem pode ter acesso a informações estratégicas.

O processo de guarda documental da empresa tem sentido amplo, pois engloba atividades desde a gestão fiscal até o controle das operações de caixa. O primeiro passo é compreender como essa atividade tem impacto nos resultados e na minimização de riscos empresariais.

Por isso, é preciso ficar atento às regras que regem esse processo. Os documentos fiscais, por exemplo, devem ser mantidos por um período mínimo de 5 anos após a sua emissão. Isso vale tanto para o emissor como para o destinatário que estão sujeitos a eventuais auditorias e fiscalizações.

Como otimizar a gestão?

Um processo elaborado para a gestão de documentos começa com a escolha de uma plataforma capaz de desempenhar os requisitos básicos como a padronização e a segurança.

Nesse sentido, devemos começar com a emissão dos registros mais comuns na operação de transportes. A emissão do MDF-e, ou seja, do conhecimento de frete é obrigatória para que a carga possa circular de forma legalizada. Da mesma forma, tanto os clientes como fornecedores devem ter acesso ao arquivo XML para os seus controles internos.

Separe os tipos de documentos

Ao criar uma empresa, a emissão de diversos documentos no decorrer da sua operação representa parte da sua história. Por esse motivo, é comum guardar o contrato de estabelecimento social, a primeira nota fiscal de venda emitida e o registro do empreendimento.

Além de seu caráter histórico, surge a necessidade de manter arquivos para fins legais. Esse é o caso das demonstrações contábeis, contratos de trabalho e da propriedade do patrimônio corporativo.

Por isso, é importante criar categorias voltadas para essa organização tanto das versões impressas como dos arquivos eletrônicos.

Digitalize os documentos arquivados

Manter arquivos em formato de papel é uma prática que muitas empresas ainda adotam. Porém, para cuidar desse espaço é preciso investir em pessoal e espaço físico para realizar essa organização. Por esse motivo, a tendência é transformar esses documentos em arquivos eletrônicos que podem ser facilmente alocados em servidores ou computadores.

Nesse cenário, a tecnologia representa uma aliada importante na criação de métodos de trabalho mais eficientes e benéficos para o futuro da empresa. Essa mudança representa uma grande economia e possibilita a evolução do negócio.

Escolha a ferramenta ideal

Essa é uma decisão muito importante para quem está em busca de uma plataforma para gerenciar o controle da documentação. A sua escolha depende de diversos fatores como os módulos do sistema, a facilidade de implementação e, não podemos deixar de mencionar, a relação custo-benefício.

Todos esses fatores devem ser avaliados cuidadosamente com o intuito de determinar a sua capacidade de atender às necessidades da empresa tanto no momento atual como em longo prazo. Portanto, encare esse investimento como um diferencial que pode contribuir para o crescimento da organização.

Padronize as informações

A etapa seguinte é a padronização, na qual o arquivo recebe uma nomenclatura específica para declarar o sua natureza, numeração e data da emissão. O objetivo desta prática é simplificar a consulta dos documentos em um formato que possa ser facilmente reconhecido e interpretado por qualquer pessoa.

Além disso, é importante utilizar mecanismos para determinar a validade do documento recebido. Isso é obtido por meio do vínculo dentro do próprio sistema. Por exemplo:

  1. ao concluir uma compra, a nota fiscal de venda é vinculada ao pedido;
  2. quando o fornecedor contrata a transportadora, ela deve informar a nota fiscal do mercadoria a ser envida;
  3. em seguida, a nota fiscal é ligada ao CT-e, que, por sua vez, tem uma solicitação de frete correspondente.

Até mesmo o recebimento pelo serviço após a envio pode ser registrado por meio da confirmação de entrega com o depósito do valor correspondente.

Busque a integração de sistemas

Um fator comum entre as empresas desenvolvedoras de sistemas é a divisão em módulos. Isso quer dizer que o empreendedor pode adquirir a versão completa do software ou optar por módulos específicos.

A segunda opção tende a ser praticada com maior frequência, pois é mais acessível e evita a realização de investimentos que poderiam comprometer os recursos financeiros. Essa ação permite que a empresa foque em áreas que precisam de algum grau de renovação para tornarem-se mais eficientes.

Além da acessibilidade, escolher módulos individuais permite testar o funcionamento da ferramenta no dia a dia para avaliar o seu desempenho. Quando percebem que tomaram a decisão certa para a empresa, muitos gestores fecham contratos para dispor da ferramenta completa.

Como um sistema ERP pode ajudar?

Já não é possível separar a gestão de um negócio bem-sucedido da utilização de recursos tecnológicos capazes de aprimorar os resultados. Essa é uma experiência pela qual muitas empresas passam quando começam a crescer e conquistam mais espaço no mercado.

No decorrer do tempo, fica claro que as antigas planilhas eletrônicas já não são tão confiáveis. Os sistemas de backup utilizados até então não funcionam de forma eficaz quanto à segurança e à recuperação dos arquivos.

Além disso, o risco aumenta por causa da falta de planejamento de empreendedores inexperientes. Quando isso ocorre, esse é o momento de reconhecer que a sua empresa precisa investir em uma solução mais robusta para manter o mesmo nível de produtividade.

Contudo, é primordial que esse investimento não se torne um fardo no futuro. Para evitar essa situação, é preciso considerar aspectos como:

  • a aparência e manuseio simples e intuitivo;
  • a adequação a legislação tributária e fiscal;
  • a disponibilidade de suporte e treinamento da equipe;
  • a compatibilidade com as particularidades do seu negócio;
  • a possibilidade de acesso remoto em qualquer lugar com acesso a internet.

Acima de tudo, um software para transportadora representa um avanço importante para a prestação de serviços logísticos cada vez mais qualificados e confiáveis.

Por que cotar com o Quinto Eixo?

O sistema desenvolvido pelo Quinto Eixo é reconhecido como uma das soluções mais completas para a gestão de transportadoras. Além da automatização da emissão de CT-e e de MDF-e, o sistema conta com um módulo completo para o controle financeiro mantendo, assim, um histórico das transações e recebimento das solicitações de frete.

Também é possível emitir e enviar boleto de cobrança para os clientes para proceder com a baixa dos títulos recebidos. Quanto o assunto é aprimorar o atendimento ao cliente, o módulo de transporte fracionado ajuda a melhorar essa relação. Sempre que necessário o contratante pode simular o preço a ser cobrado pelo serviço de acordo com a tabela de frete.

Com o intuito de aumentar a visibilidade sobre a execução do processo de coleta e entrega, o software propicia:

  • o registro do motorista;
  • a identificação dos itens embarcados;
  • a emissão do romaneio de cada coleta;
  • o acompanhamento em tempo real das coletas;
  • o planejamento do trajeto do veículo para economizar tempo.

Todo esse processo é agilizado pelo sistema mobile, que pode ser acessado por meio de dispositivos móveis, inclusive com a leitura do código de barras da nota fiscal.

O software criado pelo Quinto Eixo também favorece a transparência e confiabilidade entre a transportadora e seus clientes. Isso é possível devido à funcionalidade de cadastro de ocorrências, que registra por quais motivos a entrega não foi concluída ou se houve algum tipo de avaria no produto.

Para os clientes que preferem acompanhar cada etapa da viagem, a função de geolocalização do veículo desempenha esse papel. Com isso, fica disponível para consulta do andamento da mercadoria e a documentação da entrega que também fica registrada na ferramenta.

Além de todos esses módulos operacionais, ainda existem funcionalidades vinculadas à gestão da frota, com o intuito de gerenciar diversos aspectos. Desse modo é possível, manter um controle da realização de manutenções, substituições de peças e do custo por quilometro rodado.

Como você pôde acompanhar no decorrer deste artigo, procuramos explorar como a tendência dos documentos eletrônicos pode ser um aprimoramento importante para as transportadoras que desejam gerenciar os seus arquivos com o apoio da tecnologia.

Essa é uma evolução que, quando bem implementada, tem potencial para aumentar a confiabilidade e a qualidade dos serviços prestados. Estamos vivenciando uma era que preza pela economia de tempo e pelo foco em atividades consideradas estratégicas.

Por isso, recomendamos que a transportadoras abram espaço para a inovação em seus processos internos com o intuito de preservar a sua atuação por meio da gestão de documentos.

Um dos meios de conhecer se um software atende às suas necessidades é por meio de testes para conhecer melhor as funções da ferramenta. Entre em contato conosco para falar com um consultor e saber por onde começar.

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