Guia completo sobre gerenciamento de frota

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O gerenciamento de frota é mais do que uma simples tarefa do cotidiano de uma transportadora. Estamos falando do patrimônio de maior valor da empresa e o instrumento que possibilita a sua operação. Por esse motivo, existe a necessidade de garantir que esse recurso seja administrado e utilizado da melhor maneira possível.

Cabe ao gestor supervisionar regularmente a conservação dos veículos, o seu monitoramento nas estradas e, acima de tudo, o nível de produtividade. O objetivo é conquistar uma visão ampla do desempenho da operação para viabilizar a criação do planejamento estratégico.

Por isso, preparamos este guia com informações essenciais para o desempenho dessa função. Continue lendo para conhecer mais sobre o gerenciamento de frotas. Vamos lá?

Qual a importância do gerenciamento de frota?

Em todas as áreas de uma transportadora, é preciso criar normas e procedimentos que guiam a execução das atividades. Sob o ponto de vista da frota, essa visão também deve ser adotada para propiciar a utilização racional desse recurso.

Hoje, as empresas precisam exercer controle sobre os seus processos para aumentar a lucratividade e a capacidade de conquistar clientes. Para que isso seja possível, é importante reconhecer o valor estratégico dos veículos utilizados na distribuição de mercadorias.

Essa atividade fornece suporte em diversos aspectos, desde a apuração dos custos com combustível até a capacidade produtiva de cada motorista. Além disso, está relacionada:

  • à roteirização das entregas;
  • ao dimensionamento da frota;
  • à manutenção dos veículos;
  • à mensuração dos riscos da atividade.

Todos esses aspectos são primordiais na gestão de um negócio que preza pela agilidade e a prestação de um serviço qualificado para os seus clientes.

Como criar um gerenciamento de frota eficiente?

É importante destacar que para que o funcionamento adequado do processo de gerenciamento de frota, é preciso que o foco seja a melhoria do serviço de transporte de cargas.

Um gestor de frotas experiente reconhece a complexidade das suas atividades e sua importância para o resultado da organização. Contudo, pode ser difícil implementar esse processo sem os devidos conhecimentos.

Por isso, listamos algumas orientações que podem ser úteis para começar essa atividade:

  1. Identifique as áreas que são consideradas gargalos e que afetam a movimentação de mercadorias. Os casos mais comuns são erros de processamento de pedidos e a emissão de documentos de frete, como o CT-e;
  2. Utilize as informações coletadas nesse diagnóstico para avaliar o desempenho dos processos logísticos relacionados a frota.
  3. Crie planos de ação para solucionar os principais problemas, realize testes e analise os resultados para analisar a sua eficácia.
  4. Comece a avaliar a possibilidade de adquirir sistemas para transportadoras que podem otimizar a agilizar a execução das atividades mais rotineiras.
  5. Busque reformular processos burocráticos e lentos que não favorecerem o gerenciamento da frota.
  6. Elabore e acompanhe indicadores de desempenho sobre as atividades mais importantes para a estratégia organizacional.

Todos esses passos demonstram como sempre há espaço para aprimoramento dentro da organização. O importante é criar uma cultura que incentiva a identificação de problemas e a proposta de soluções.

Muitos insights importantes têm origem na experiência dos profissionais que apontam como é possível converter um cenário de falha em uma oportunidade de melhoria.

Quais são os principais problemas enfrentados no gerenciamento de frota?

Esse processo está em constante evolução e deve ser adaptado no decorrer do tempo quando melhorias são implementadas. Contudo, é comum que o gestor de frotas se depare com desafios no seu dia a dia, que impedem a maximização da eficiência.

Muitos desses problemas têm relação com a falta de aparato tecnológico nas empresas, o que reduz a confiabilidade das informações. Essa situação cria espaço para a tomada de decisões baseadas em experiências e opiniões, e não em dados concretos.

Resistência com a adoção de novas tecnologias

Para muitos gestores, ainda vale a antiga máxima de que “em time que está ganhando, não se mexe”. Isso significa que se um processo está dando certo, então não há razão para realizar mudanças.

Essa cultura tenta criar a impressão de que estagnação é resposta quando o assunto é a gestão de negócios. Contudo, é preciso perceber que o ambiente ao redor da empresa está mudando.

Novas tecnologias surgem diariamente e revolucionam a forma como as transportadoras e seus clientes se relacionam. Até poucos anos atrás, a criação do trajeto do veículo era feita com profissionais logísticos se debruçando sobre mapas para tentar traçar o melhor caminho.

Hoje, os sistemas de roteirização estão cada vez mais acessíveis e executam essa tarefa em instantes, com maior grau de precisão e agilidade. Isso demonstra como a evolução não deve ser temida, mas sim recebida como uma fonte de potencial e crescimento.

Programação a renovação da frota no momento certo

Segundo a Confederação Nacional do Transporte (CNT), a idade média da frota de caminhões rodando nas estradas brasileiras passa dos 15 anos. Esse é um problema presente tanto nas empresas de transportes como para os caminhoneiros autônomos. Isso apenas reforça que ambos os serviços são prejudicados por veículos que consomem mais combustível, têm custos elevados de manutenção e não apresentam a mesma produtividade que os modelos novos.

Isso resulta na redução da margem de lucro dessas empresas afetadas pelo preço defasado do frete. A situação dos veículos pesados é tão preocupante que já existem iniciativas voltadas para a criação de um programa de renovação desses caminhões.

O seu objetivo é extinguir veículos com mais de 20 anos e facilitar a sua substituição por meio da criação de linhas de crédito mais acessíveis com base na capacidade financeira de cada empresa.

Portanto, avalie o custo com depreciação e consertos para identificar o momento ideal para substituir veículos antigos por modelos mais novos e eficientes.

Desatenção com a gestão financeira e fiscal do negócio

Na prestação de serviços logísticos, o processo que mais se destaca é a movimentação de mercadorias. Por isso, o fluxo de expedição de pedidos até a sua chegada ao destinatário recebe grande atenção para que problemas não ocorram.

Porém, é um erro quando as atividades administrativas ficam em segundo lugar. Falta de controle sobre a entrada de receita, inconsistências na emissão de documentos fiscais e o registro incompleto do custeio são falhas graves.

Sem informações precisas, é impossível mensurar corretamente os resultados financeiros, bem como lidar com todas as obrigações fiscais. Esse cenário também afeta a precificação dos serviços, o que pode causar prejuízos, pois a tabela de frete não reflete os custos reais da operação.

Por esse motivo, é recomendado dedicar tempo para colocar as contas e o controle de caixa em dia e, se possível, adotar ferramentas que ajudam a automatizar a gestão financeira.

Criação de um programa de manutenção preventiva

Já falamos sobre como a idade dos veículos pode ser um obstáculo, contudo é possível prolongar a sua vida útil por meio do processo de manutenção preventiva. As empresas que não adotam essa prática não são capazes de:

  • evitar acidentes nas estradas;
  • realizar as entregas dentro do prazo devido à ociosidade;
  • substituir peças antes que o seu desgaste cause defeitos;
  • prevenir a parada dos veículos e a necessidade de reparos imediatos.

Por esse motivo, é fundamental que o gestor de frotas dedique tempo e recursos para a criação de um programa de manutenção com o intuito de minimizar o número de defeitos e, consequentemente, os gastos com consertos frequentes.

Essa é uma iniciativa que pode ser implementada com um simples checklist, que registra a quilometragem percorrida e o histórico de peças trocadas para referências futuras.

Como melhorar o seu gerenciamento de frota?

Nós entendemos que a operação de cada empresa de transportes é diferenciada e apresenta aspectos únicos que devem levados em consideração no processo de gerenciamento de frota.

Porém, alguns princípios são universais e podem ser aplicados dentro da sua organização com o intuito de aumentar a produtividade e reduzir custos.

Valorize a elaboração do planejamento estratégico

A falta de um planejamento estratégico é visível quando a atividade da entrega enfrenta problemas frequentes que impedem o seu andamento. Pedidos enviados com erros, devoluções de mercadorias e reclamações dos clientes revelam que o processo não está amadurecido e indica a necessidade de reformulação.

Para alcançar esse objetivo, é preciso intensificar a coordenação de todas as etapas, desde a armazenagem até a conclusão do serviço de frete. O primeiro passo é estruturar quais são os objetivos da área, que, por sua vez, tornam-se metas e ações que devem ser executados no dia a dia.

Com isso, a transportadora é capaz de focar nas tarefas que requerem maiores cuidados e como otimizar a utilização de recursos tanto físicos como financeiros.

Avalie o dimensionamento correto da frota

O equilíbrio entre o número de veículos adquiridos para a frota e o volume de entregas realizadas deve ser cuidadosamente medido. Caso contrário, a sua transportadora pode enfrentar o aumento dos custos por manter caminhões que não são utilizados de acordo com a sua capacidade de carga.

Por outro lado, um número insuficiente quer dizer que a equipe pode estar sobrecarregada para dar conta de todos os pedidos. Isso pode gerar o aumento da incidência de horas extras e causar o atraso nas remessas.

Por esse motivo, diversifique a sua frota com veículos pesados e utilitários para facilitar a circulação em áreas urbanas e otimizar o tempo de viagem.

Adote a sustentabilidade como pilar

Além da simples supervisão da utilização dos veículos, esse preceito de sustentabilidade pode ser adotado em todas as etapas do transporte. Pense em como os sistemas de rotas inteligentes ajudam a otimizar as entregas e, ao mesmo tempo, propiciam a economia de combustível. Esse é um dos maiores custos operacionais e pode ter uma redução significativa no abastecimento de frota.

Muitos fabricantes estão assumindo a responsabilidade pelo descarte de rejeitos e produtos após o uso por meio do ciclo “berço ao berço”. Nesse cenário, o apoio de empresas de transportes é essencial para garantir o retorno seguro desses materiais.

A eficiência do serviço de frete e ações sustentáveis não são opostas, mas, sim, complementam-se de forma mutualmente benéfica. Isso quer dizer que o gestor deve ter olhos para o futuro buscando sempre a valorização da empresa por meio de ações que fortalecem as relações sociais e a sua reputação no mercado.

Invista em treinamentos da equipe

No ambiente de uma transportadora, as oportunidades de educar a equipe sobre elementos importantes do negócio assumem diversas formas. A área operacional, por exemplo, frequentemente adota o Diálogo Diário de Segurança (DDS) com o objetivo de disseminar boas práticas quanto ao comportamento dos operários.

Essa metodologia pode abordar temas como primeiros socorros, segurança nas estradas e promoção de saúde laboral para melhorar a qualidade de vida dos motoristas. Há também treinamentos voltados para o cotidiano do armazém, que ajudam a disseminar os procedimentos para o manuseio de mercadorias e a utilização de equipamentos como empilhadeiras.

Tudo isso tem objetivo de tornar a equipe mais consciente do seu papel na prevenção de acidentes de trabalho e garantir o aumento da capacidade produtiva de forma segura.

Favoreça a segurança da operação

A conservação dos veículos utilizados no transporte rodoviário depende de ações voltadas para a sua conservação. Um dos erros mais comuns é exceder o limite de carga com o intuito de aumentar o total de entregas em uma mesma viagem.

Porém, isso tem um preço. O excesso de peso provoca o desgaste dos pneus, eixos e rodas, o que gera mais custos com a sua manutenção. Além disso, o motorista perde a sua capacidade de realizar manobras com agilidade e essa falta de dirigibilidade pode ser a causa de acidentes.

Ainda há a incidência de multas quando o veículo é pego trafegando nessas condições pelas autoridades de fiscalização. Além do prejuízo financeiro, o veículo fica retido até a regularização da situação, o que amplia o tempo de viagem. Portanto, siga as recomendações do fabricante e evite exceder a capacidade de carga para minimizar riscos.

Por que usar a tecnologia a favor do gerenciamento de frota?

A gestão de entregas está se tornando cada vez mais informatizada com o surgimento de tecnologias voltadas para a conectividade e a integração na cadeia de suprimentos. Esse é um movimento importante que visa agregar valor por meio da acessibilidade e transparência sobre o processo.

Isso consiste em recursos simples, como o acompanhamento da entrega por parte dos clientes. Com essa informação disponível, é possível consultar a previsão de chegada do pedido e o andamento da remessa a partir do sistema de rastreamento.

Esse é um setor que pode ser beneficiado significativamente, mesmo com a implantação de mudanças graduais. Essa evolução pode começar com pequenas alterações, como a substituição de planilhas por sistemas desenvolvidos para a operação logística. Há opções que possibilitam a gestão de pneus e o controle do consumo de outros recursos, como combustíveis.

Por fim, o cenário logístico atual demonstra que há espaço para o aprimoramento das empresas e dos serviços que são prestados. O setor de soluções tecnológicas está cada vez mais comprometido com a criação de ideias capazes de levar o gerenciamento de frota para o próximo nível.

Por isso, além de considerar todas as possibilidades e tendências, é importante levar esse conhecimento para uma audiência cada vez maior. Apoie a nossa postagem e compartilhe este artigo nas redes sociais!

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