Confiram 6 erros de CT-e e como evitar que aconteçam

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No Brasil, para fazer o transporte de mercadorias em qualquer modal é preciso que a operação tenha validade jurídica e sem erros de CT-e. Logo, embarcadores e transportadoras precisam ter todas as documentações para que sejam aprovadas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). 

O CT-e é obrigatório e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) deve ser preenchido corretamente para evitar multas e apreensões dos produtos transportados dentro e fora dos Estados. Inclusive, as penalidades variam entre regiões, gerando prejuízos ainda maiores as empresas, bem como atrasos nas entregas e veículos retidos.

Sendo assim, verifique quais são os 6 principais erros de CT-e o que você deve fazer para evitá-los! 

O que é CT-e e como se diferencia da NFS-e?  

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento digital que serve para prestar contas quanto aos serviços de movimentação de cargas em todos os modais. Também é validado e obrigatório ter uma assinatura digital, que é pedido à Receita Federal sempre que precisar.  

Contudo, saiba que há diferenças entre o CT-e e a Nota Fiscal de Serviço. Esta última é feita em operações de transportes dentro do mesmo município, porque é usada para o recolhimento do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Já quando o transporte ocorre fora da cidade de origem, há incidência de Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS), que é um tributo estadual. Em resumo, o NFS-e acontece em operações dentro da mesma cidade, enquanto o CT-e tem a origem diferente do destino. Quando há a emissão desses documentos equivocados, isso onera em até 5% o serviço de transportes. Por isso, é relevante fazer a emissão corretamente. 

Quais são os erros comuns de CT-e e como evitar que aconteçam? 

Quem atua na área de transporte de mercadorias certamente já esteve diante de diversas mensagens de erros ao emitir o CT-e. Eles são provenientes do SEFAZ devido à má interpretação do sistema. Dessa forma, saiba quais são os 6 erros mais comuns e como evitá-los. 

1. Erros nos cálculos tributários 

Há softwares em que os campos de preenchimento dos valores dos impostos e parametrizações devem ser completados com os cálculos diretamente ligados ao tipo de tributação da operação em questão: normal, isento, simples nacional, redução ou substituição tributária. Isso impactará no recolhimento das taxas da operação. Esses cálculos também impactam diretamente no recolhimento do Fisco da operação.  

Veja este exemplo: uma empresa de transporte tem que emitir o CT-e por substituição tributária e cobra R$ 900,00 pelo frete. Diante disso, o cliente pagará a ele 12% do valor do frete no contrato, para ser ressarcido depois da entrega com valor de R$ 108,00. Ao entregar a mercadoria no destino, o prestador de serviço não poderá ficar com os R$ 900,00, e sim com R$ 792,00, porque fará o ressarcimento ao cliente. 

Por isso, o transportador precisa estar ciente de como foi feita a contratação para se prevenir de prejuízos por erro de cálculos das alíquotas e impostos. Se isso for realizado por um sistema, haverá maior segurança e celeridade na emissão. 

2. Erros na digitação 

Independentemente da plataforma utilizada para emissão do CT-e, os campos devem ser preenchidos com muita atenção. Números, espaços em branco, dados incorretos sobre a empresa de transportes, intervalos inexistentes podem provocar inviabilidade no documento e também no Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). 

SEFAZ realiza uma validação do CT-e para liberá-lo, garantindo que não há erros nos campos e que as regras foram seguidas. Dessa forma, nos sistemas que automatizam a emissão, os equívocos mais corriqueiros são no município, veículo e motorista.  

Até porque existem prestadores que não têm essas informações. Logo, eles devem ser cadastrados previamente para poder selecioná-las depois. Isso agrega velocidade ao emitir o CT-e. Assim, busque por um software que tenha esse serviço ou que importe os dados da Nota Fiscal em extensão XML.  

3. Erro no preenchimento do RNTRC 

Quando fizer o Conhecimento, haverá a necessidade do Registro Nacional dos Transportes Rodoviários de Cargas (RNTRC) para o cadastro do emitente, do veículo e do motorista. Dessa maneira, é fundamental que a empresa de transporte tenha os números para emitir o documento. 

Não faça como alguns, que inserem números a esmo para dar saída ao registro. Na verdade, o Fisco avaliará todas as informações para garantir a validação do CT-e rapidamente. 

4. Erro ao completar o CFOP 

O prestador de serviço de transporte de cargas tem consciência que o número do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) não é igual para todas as operações. No entanto, se uma operação tem as mesmas características de trajeto e tipo de carga, eles se repetem.  

Contudo, se o transportador que realiza entregas somente em São Paulo precisa fazer o trecho São Paulo-Minas Gerais, o número é alterado e deve ser incluído no CT-e. Se ele não for colocado, a Secretaria rejeitará até que se modifique. 

5. Erros nas informações sobre as mercadorias 

Às vezes, as empresas de transportes não têm a precisão do volume depois do carregamento das mercadorias no transporte e do destinatário. Com isso, elas deixam os campos de detalhe dos produtos sem preenchimento — o que não é certo, porque o documento será rejeitado pelo Fisco. 

Esse erro é comum quando os transportadores não têm NF dos artigos, completando os campos de qualquer maneira. Sobretudo no campo “Outros documentos”, que é destinado a documentos de formato diferente dos usuais. 

6. Erro ao preencher a forma de pagamento 

Ao usar o emissor gratuito, existem três marcações para pagamento da operação. São eles: pago, a pagar e outros. Se você selecionar “pago”, o transportador pode alegar que fez o pagamento do frete; em “a pagar”, o frete será recolhido e pago pelo receptor; em “outros”, quer dizer que ninguém anteriormente pagará e será quitado por um terceiro. Esse é apresentado quando forem operações complexas no Fisco e de pagamentos. Se ele estiver errado, haverá problemas na Secretaria, com clientes e embarcadores. 

Enfim, agora que você conhece os principais erros de CT-e, garanta maior segurança aos processos da operação de transportes. Evite problemas diários por desconhecimento ou más práticas. Para ajudar nisso, sugerimos o Quinto Eixo, que oferece a melhor solução na emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico. Além de proporcionar emissão de todos os documentos fiscais, o sistema também oferece controle das operações de caixa e financeiro, transporte fracionado, coleta e entrega, e gestão de pneus e frota. 

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