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Emissão do MDF-e: em quais casos é obrigatória?

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Para manter a produtividade de sua transportadora, é essencial acompanhar as atividades com impacto direto no processo de entrega. Por isso, o controle dos documentos fiscais deve fazer parte do cotidiano do gestor logístico, em especial, a emissão do MDF-e.

Embora tenha sido criado em 2010, esse elemento do transporte de cargas ainda gera dúvidas quanto à sua finalidade e os casos em que é obrigatório. Até mesmo profissionais experientes tem dificuldade de compreender as regras que regem esse documento.

Por esse motivo, desenvolvemos este conteúdo para esclarecer as principais dúvidas e explicar como a sua empresa pode se cadastrar para realizar a sua emissão. Boa leitura!

O que é e qual a finalidade do MDF-e?

MDF-e é a sigla utilizada para designar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Esse é um documento digital de emissão exclusivamente eletrônica de responsabilidade de transportadoras, operadores logísticos e de empresas que dispõe de frota própria para a distribuição de suas mercadorias.

Para isso, é preciso contar com um sistema para emissão de documentos fiscais ou utilizar o software emissor de MDF-e gratuito, disponibilizado pela SEFAZ do seu estado.

O MDF-e foi criado com o intuito de substituir o Manifesto de Carga Modelo 25, que até então era utilizado para registrar todas as cargas embarcadas no veículo. Com o novo modelo unificado, o emissor registra uma lista de cada Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e a Nota Fiscal (NF-e) ao qual está vinculado.

Para concretizar essa mudança, foi criado um projeto para o desenvolvimento de um modelo unificado com validade jurídica em todo o território nacional. Esse trabalho foi implementado para substituir a versão em papel e simplificar as obrigações fiscais acessórias impostas aos contribuintes.

Essa mudança também alterou o processo de envio das informações ao Fisco, bem como de fiscalização das mercadorias nas estradas. Para isso, a transportadora deve imprimir o DAMDF-e, um documento auxiliar no qual consta as informações da carga, do veículo e do motorista.

Vale destacar que há um layout padrão que deve ser adotado de acordo com as exigências da Receita Federal.

Quais são as vantagens para o processo logístico?

Todas as iniciativas que buscam desburocratizar o processo de comercialização de bens e matérias-primas são consideradas um avanço importante para a eficiência da cadeia de suprimentos.

No caso do MDF-e, essa diferença pode ser percebida antes mesmo do embarque da carga, pois esse documento agiliza o registro das notas fiscais em lote e consolida as cargas de acordo com os respectivos CT-e.

Além disso, essa mudança também contribui para otimizar a fiscalização rodoviária, devido à consulta unificada que pode ser feita a partir do código de barras gerado. Inclusive, a parada nos postos fiscais funciona como registro da passagem do veículo, o que permite registrar cada etapa do trajeto de entrega.

O fato dos documentos serem emitidos somente em formato eletrônico garante a confiabilidade das informações e sua transmissão para os órgãos ligados à Receita Federal. Essa transação é bastante segura devido à assinatura digital utilizada neste tipo de transação.

Quando a emissão do MDF-e é obrigatória?

Devemos avaliar a obrigatoriedade da emissão de documentos de frete em três vertentes. A primeira delas se refere ao modal de transporte no qual estão inclusos o modal rodoviário, ferroviário, aéreo e aquaviário. Hoje, todos eles requerem a emissão do MDF-e para o envio de mercadorias, tanto em território nacional quanto com destino ao exterior.

O segundo aspecto refere-se às organizações que são exigidas por lei a emitir o manifesto. Para simplificar a sua compreensão, basta considerar que quem é emissor de CT-e também é obrigado a emitir o MDF-e.

Porém, existem empresas que não terceirizam o seu processo de entrega e contam com frota própria para viabilizar a realização das remessas. Nessas situações, a empresa deve emitir a nota fiscal de venda, o conhecimento de transporte e, por fim, o manifesto de carga. Essa regra também vale caso haja a contratação de motoristas autônomos para a realização das entregas.

O último critério a ser levado em consideração está relacionado ao tipo de carga embarcada. Para isso, devemos fazer a diferenciação entre:

  • carga fraciona: neste cenário, o veículo pode conter mercadorias de diversos remetentes e destinatários, sendo que cada uma tem a própria nota fiscal e o próprio conhecimento de transporte;
  • carga lotação ou fechada: por outro lado, uma carga lotação ocupa a capacidade máxima do veículo com apenas um tipo de mercadoria. Nessa transação, é emitido somente uma nota fiscal e um conhecimento de transporte, pois se trata de destinatário único.

Exceção

No decorrer deste artigo, explicamos como o MDF-e depende do CT-e. Porém, o que fazer quando a emissão do conhecimento de frete não for necessária na operação de transporte? Estamos falando das transações intramunicipais. Nesses casos, não há emissão de CT-e devido sua obrigatoriedade somente em circulação estadual e interestadual.

Essa é a exceção que estabelece que o serviço de frete realizado dentro do limite de um município requer a emissão da nota fiscal de serviço para recolhimento do ISS. Com isso, podemos concluir que esse tipo de frete não exige a emissão do manifesto de carga.

Como realizar o credenciamento para emitir o MDF-e?

Para garantir a legalidade da atividade de transporte de mercadorias e bens e emitir os documentos fiscais exigidos, as empresas devem cumprir as etapas necessárias para o seu cadastramento. Para isso, é preciso:

  1. realizar o seu credenciamento para emitir NF-e e/ou CT-e, conforme a sua atividade, junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que o empreendimento está estabelecido;
  2. adquirir o certificado digital, documento eletrônico que identifica as pessoas jurídicas e garante a confidencialidade e integridade das informações transmitidas pela internet. Ele também é responsável pela assinatura digital encontrada nos arquivos XML dos documentos fiscais.

Além disso, é necessário utilizar um sistema para a emissão do MDF-e e outros documentos fiscais, garantindo assim a sua automação e agilidade.

Manter o andamento do processo de movimentação de cargas pode ser um desafio, desde o planejamento da coleta até a conclusão da entrega. A emissão do MDF-e é apenas um dos aspectos que fazem parte das atividades que devem ser gerenciadas pelo gestor logístico, sendo necessário buscar mais conhecimentos para saber mais sobre o assunto.

Por esse motivo, continue a sua visita em nosso blog e conheça 7 dicas para melhorar a gestão logística da sua transportadora!

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