Custo por km rodado: como calcular o valor do reembolso?

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Geralmente, os profissionais ficam em dúvida a respeito do custo por km rodado, pois existem diversos fatores que influenciam os resultados. Afinal, não é um cálculo simples de ser feito e envolve mais do que o combustível e as manutenções.

Por meio dele, é possível identificar despesas, desperdícios, falhas e onde é possível melhorar. Todos os detalhes precisam ser acrescentados aos gastos para que ele seja o mais real possível. Com isso, você poderá saber se está tendo lucro ou prejuízo. Leia o artigo seguinte para saber mais sobre o tema!

O que compõe o custo do quilômetro rodado?

A composição do custo por km rodado tem distintas variantes que são calculadas diferentemente. Dentre elas, estão os custos fixos e variáveis. Veja a seguir!

Custos fixos

Os custos fixos não modificam conforme o tempo passa, porque eles não dependem da demanda. Suas parcelas são fixas no cálculo do custo a que se refere, sendo: salário dos motoristas, seguros, depreciação da frota, sistema de rastreamento, pagamento de IPVA, DPVAT e licenciamento etc.

Esses valores são rateados mensalmente e divididos pela quantidade de quilômetros percorridos durante o mês. Como são fixos, se as demandas estiverem menores, isso poderá impactar negativamente a empresa.

Custos variáveis

Os custos variáveis modificam conforme o uso da frota. Dessa forma, se os veículos forem utilizados durante todos os dias do mês os gastos serão maiores. Por outro lado, se ficarem parados, haverá redução das despesas, como: combustível, limpezas, manutenção, pneus, pedágios, reembolso com despesas extras, entre outras.

Inclusive, essa última deve ser considerada, porque não se trata de uma despesa planejada. Assim, se o caminhoneiro encontra tempestade na rodovia, pode necessitar da troca do limpador de para-brisa. Assim, ele compra o artigo, guarda a nota fiscal e apresenta após a viagem.

Quais são os benefícios do cálculo preciso do custo do km rodado?

Como dito anteriormente, com o cálculo adequado do km rodado, a empresa consegue identificar as áreas que necessitam de aperfeiçoamento, bem como qual veículo faz mais troca de pneus, qual precisa de manutenção e por que estão tendo tantos desgastes.

Ao identificar os fatores que geram problemas, dependendo de quais são, eles poderão ser excluídos, reduzindo os custos operacionais. Também pode-se identificar entraves por meio do processo de roteirização, visto que ele demanda planejamento para obter eficiência e minimizar despesas. Essa gestão financeira viabiliza o serviço prestado, otimiza o trabalho e proporciona maior rentabilidade à operação. Com isso, é possível fazer outras avaliações, como as que você verá abaixo.

Verificar o consumo de combustível do veículo

Realize esse processo em todos os veículos e pesquise seus níveis médios de consumo, que são diferentes, porque dependem de marca e modelo. Assim, verifique também o preço do combustível.

Vamos supor que o preço do diesel seja R$ 3,40 por litro e o consumo de um dos caminhões seja de 3 km/L. Desse modo, você divide um pelo outro para obter o valor do quilômetro rodado, que nesse caso é de R$ 1,13. No entanto, esses valores devem ser revistos com frequência.

Examinar a depreciação do veículo

Se no acordo entre a empresa e o caminhoneiro houver a exigência de renovação da frota, é indicado realizar o pagamento da depreciação do veículo. O empresário poderá exigir que o funcionário ou prestador de serviço trabalhe com um caminhão de, no máximo, três anos de uso. Esse custo tem que ser reembolsado por quilômetro rodado.

Por exemplo, um caminhão que vale R$ 50 mil deve receber 20% de taxa de depreciação no primeiro ano e de 10% no segundo e terceiro ano. Ou seja, são R$ 20 mil de deságio por esse tempo trabalhado. Logo, o preço do veículo cairá para R$ 30 mil.

Contudo, para saber o custo da depreciação por quilômetro rodado, basta seguir a fórmula:

(R$ por km) = valor de depreciação do veículo (3 anos) / (km rodado x ano) x 3 anos

Dessa maneira, o exemplo fica assim: R$ 30 mil / 60 mil = R$ 0,50.

Fazer revisões

Quanto às revisões, elas dependerão do tempo de vida do caminhão, até mesmo se a transportadora concordar que os transportes sejam realizados por veículos que tenham mais de três anos. Usualmente, as concessionárias pedem que o proprietário faça revisões a cada 10 ou 15 mil quilômetros. De outra maneira, com seis meses de uso.

Diante da suposição acima, o custo dessa manutenção no terceiro ano seria

(R$ por km) = valor das revisões do ano / km rodado por ano

Sendo o valor das revisões de R$ 950,00, basta dividi-lo pelo km rodado/ano, que é 20 mil. Desse modo, você obterá o gasto de R$ 0,04.

Realizar o alinhamento e balanceamento

O alinhamento e balanceamento deve seguir as revisões dentro de uma periodicidade para que o veículo tenha condições de transitar. Veja qual a quilometragem mais indicada para o seu caminhão e o custo para ser inserido nas contas.

Como calcular o valor do reembolso de quilometragem?

Para ter certeza de que seu investimento está dando certo, é necessário calcular o reembolso adequadamente. Para isso, veja as orientações seguintes e confira cada passo.

Verifique as despesas reembolsáveis

Mais do que calcular o combustível, é necessário determinar as despesas que fazem parte do reembolso da quilometragem. Tanto a transportadora quanto o funcionário devem estar de acordo com os valores cobrados, porém, documentados para evitar mal-entendidos.

Então, inclua os gastos principais, como: combustível, seguro, taxas do licenciamento e DPVAT, limpeza, manutenção, depreciação do caminhão e o que considerar necessário. Acrescente, ainda, a participação da empresa de transportes nessas despesas, discriminando quais são pagos no total por ela e aqueles que são rateados.

Por exemplo, os impostos do DETRAN, o seguro do veículo e a limpeza devem ser partilhados em 50%, já que são oriundos do uso do automóvel para trabalho. Contudo, as demais precisam ser pagas na totalidade pelo gestor, avaliando a quilometragem rodada. Após essas definições, fica mais fácil realizar o controle dos gastos e desenvolver uma média de valores para todos que fazem os transportes de mercadorias.

Selecione os valores para os cálculos

Com os valores em mãos, nomeia cada um deles para poder calculá-los. Vale ressaltar que os números mudam conforme a região, modelo do veículo e demais situações. No entanto, lembre-se de que os custos abaixo são usados apenas para exemplificar e, assim, você entender melhor como funciona. Confira!

  • caminhão a diesel com consumo de 3 km/l;
  • 20 mil km rodados por ano;
  • seguro de R$ 1.500,00;
  • taxas do Detran no total de R$ 850,00;
  • preço do combustível de R$ 3,40;
  • 12 limpezas por R$ 600,00.

Em suma, agora some os valores listados e defina as despesas por porcentagens do custo por km rodado. Depois, use a fórmula do valor total do quilômetro rodado multiplicado pelos quilômetros rodados ao ano para encontrar o reembolso anual.

Para facilitar todo esse processo, indicamos que implemente o sistema do Quinto Eixo. Nossa plataforma auxilia o gestor de transportes na emissão de documentos fiscais, financeiro, controle das operações de caixa, transporte fracionado, coletas, entregas, gestão de pneus e frotas etc.

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