Guia completo de controle de caixa para adotar na transportadora

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Se você deseja que sua transportadora tenha lucros, é imprescindível fazer o controle de caixa adequadamente. Diante de uma economia instável como a brasileira, é preciso manter os números atualizados para tomadas de decisões mais certeiras. Assim, deve-se detalhar as movimentações de despesas e receitas.

Muitas vezes, é necessário reduzir custos sem prejudicar a qualidade do atendimento. Para isso, os empresários e gestores devem contar com ferramentas e rotinas de gestão eficientes para garantir o crescimento do negócio. Veja como adotar essa medida quanto antes e obter maior rentabilidade!

O que é controle de caixa?

Primeiramente, você precisa entender que o fluxo de caixa é uma ferramenta que controla as finanças de um período como: diário, semanal, mensal, semestral ou anual. Nele, deve constar a diferença do dinheiro que entra e que sai da empresa. A princípio, pode parecer simples, mas há detalhes que se estiverem errados podem comprometer a saúde financeira da transportadora.

Afinal, os dias de entrada de dinheiro não são os mesmos da saída. Outra situação é quanto ao pagamento do fornecedor que foi feito à vista, porém a venda foi feita a prazo, trazendo diferenças no saldo.

Desse modo, para que haja precisão no controle de caixa, é aconselhável fazer todos os registros e, principalmente, utilizar um software para transportadoras. Isso porque há despesas variáveis, como combustíveis, motoristas, seguros, manutenção dos veículos, entre outras, além de gastos de diversos departamentos que podem dificultar a administração do dinheiro.

Como funciona o controle de caixa de uma transportadora?

O controle de caixa pode ser dividido em: fluxos de caixa das operações, de financiamentos e de investimentos. No entanto, não são todas as transportadoras que usam os dois últimos. Contudo, o primeiro é fundamental. Aliás, este tem subdivisões para que seus dados sejam cruzados:

  • saldo inicial: dinheiro disponível no caixa da empresa;
  • entradas de caixa: valores recebidos à vista;
  • saídas de caixa: pagamentos realizados no dia;
  • saldo operacional: valor da diferença das entradas e saídas do caixa;
  • saldo final do caixa: valor total entre a soma do saldo inicial e do operacional.

Por que é importante fazer o controle de caixa?

O fluxo de caixa ajuda o gestor a realizar uma análise mais profunda dos seus dados financeiros para que suas decisões sejam, também, baseadas no valor que tem para fazer investimentos ou cortes.

Uma vez que eles estejam atualizados, é possível identificar sua situação, corrigir possíveis problemas ou mesmo evitá-los. Inclusive, com ele será possível saber o real lucro da empresa e se o faturamento está aumentando ou diminuindo. Diante disso, haverá condições de tomar decisões, tonar os resultados mais satisfatórios e identificar o que precisa de melhorias.

Como fazer controle de caixa da transportadora?

A movimentação financeira permite realizar uma análise e planejamento a curto, médio e longo prazo. Dessa maneira, os gestores terão uma visão geral dos recursos disponíveis para cumprir com suas obrigações. Agora, veja como fazer esse controle de caixa para que possa aplicar em seu negócio.

Faça o planejamento financeiro

O planejamento financeiro o auxiliará no levantamento das despesas e receitas, bem como nos planos de investimento e crescimento do negócio. Isso pode ser feito por meio do fluxo de caixa operacional ou não e de investimentos. Com isso, você obterá a realidade de como sua empresa estará futuramente.

Essa ferramenta permite fazer um balanço para que se possa aumentar os investimentos, reduzir despesas e procurar alternativas para melhorar as receitas. Com o orçamento correto, o gestor poderá traçar novas estratégias comerciais e financeiras a longo prazo.

Projete cenários

Por meio desse controle de caixa, os gestores fazem projeções financeiras, avaliando cenários e preparando a transportadora para possíveis desafios a serem enfrentados. Para isso, analise as despesas e receitas mensais e compare o que foi planejado com o que obteve.

Caso haja gastos a mais, pondere quais foram e os motivos para que não aconteçam novamente. Inclusive, se tiver a oportunidade, negocie com fornecedores para que possa parcelar suas compras sem juros, assim você terá mais dinheiro em caixa.

Verifique o saldo inicial

Ao decidir fazer a gestão financeira da empresa, é necessário saber quanto ela tem de dinheiro em caixa e em todas as contas bancárias. Dessa maneira, você saberá se vai cumprir com seus compromissos ou se se será indicado buscar um empréstimo para saldar os gastos.

Realize a abertura e o fechamento diários

Registre todas as movimentações financeiras ao longo do ano sempre nas datas em que elas ocorrem, ou seja, os pagamentos recebidos tanto à vista quanto a prazo e outras entradas de dinheiro.

Isso inclui tudo que foi pago e o que tem para pagar, independentemente se são valores fixos ou estimados. Ao fazer novos lançamentos, corrija os números que sofreram alterações, pois a diferença das entradas e saídas resultarão no saldo do caixa para operar o negócio.

Classifique as receitas e despesas

Dentro das despesas e receitas, há categorias no fluxo de caixa para que as contas fiquem organizadas e você possa ter conhecimento de onde vem o dinheiro e os gastos. Nesse caso, existem quatro grupos. Confira!

Contas a receber

Nesta divisão, você deverá incluir todos os clientes que devem para a transportadora. Após isso, faça uma subdivisão por valores devidos e dias em aberto. A partir disso, você poderá entrar em contato com cada um por e-mail, telefone etc., para comunicá-lo da dívida e negociar a data em que ele poderá fazer o pagamento. Nessa situação, realize uma negociação personalizada e ofereça descontos, se possível.

Contas a pagar

Este quesito já é o contrário: levante quais são seus fornecedores e o que você deve para eles. Além disso, acrescente os valores de energia, água, telefone, aluguel, obrigações fiscais, funcionários, entre outros. Verifique os prazos de pagamento e organize as datas para não pagar multas e juros.

Reserva financeira

Todas as empresas estão sujeitas a imprevistos, por isso, quando tiver um dinheiro extra no caixa, faça uma reserva financeira. Logo, você não precisará contrair dívidas com empréstimos para resolver os problemas.

Investimentos

As movimentações financeiras precisam ser monitoradas, bem como o calendário de pagamento e recebimento. Assim, a transportadora identificará o dinheiro que obteve a mais para ser destinado à reserva financeira e aos investimentos que os gestores consideram importantes. Todavia, lembre-se de que esse a princípio pode ser um gasto que vai gerar lucros em determinado prazo.

Registre todas as movimentações

Para fazer o gerenciamento do controle de caixa é relevante saber todos os saldos da transportadora tanto das contas bancárias como do caixa administrativo e, se houver, do cofre. Da mesma maneira, os valores a pagar aos fornecedores e o que tem para receber dos clientes.

Registre também as compras e vendas a prazo, datas de vencimento e número de parcelas. Isso permitirá que não haja multas e juros nos seus pagamentos, como também garantirá que os recebimentos estejam dentro do tempo estabelecido. Todavia, os registros devem ser realizados na hora para evitar erros ou esquecimentos.

Tenha o histórico das transações

Todos os dias, meses e anos precisarão contar com o registro das movimentações financeiras em planilhas ou software. Os números devem ser alimentados cotidianamente tanto para as entradas como para as saídas de dinheiro. Esses históricos proporcionarão relatórios relevantes para as tomadas de decisões empresariais.

Mediante a isso, os gestores terão acesso aos faturamentos, fornecedores que precisam ser pagos ao longo do período, impostos, valores a receber, clientes atrasados etc. Com isso, traçarão estratégias visando cobrir um saldo negativo ou investirem em algo.

Quais erros devem ser evitados?

De acordo com a pesquisa Sobrevivência das Empresas no Brasil, do Sebrae, a cada 100 empresas que abrem no país, aproximadamente 75 conseguem dar continuidade às suas operações nos primeiros anos de existência. Sendo assim, aprenda abaixo quais são os principais erros que as fazem fechar suas portas em tão pouco tempo.

Não organizar o fluxo de caixa

Há diversas formas de controlar o caixa. Isso pode ser feito por meio de plataformas ou planilhas no Excel. Contudo, as contas precisam estar coerentes, organizadas e categorizadas. Do contrário, é impossível ter uma visão dos gastos da empresa e perante os imprevistos, a deficiência de dinheiro se fará presente.

Não agir com cuidado

Toda cautela é pouca. Desse modo, é necessário conhecer o comportamento do seu mercado e negócio para se preparar para imprevistos, como o aumento da inadimplência, por exemplo. Logo, agir sem avaliar os reais riscos deixará sua empresa vulnerável.

Então, realize projeções do fluxo de caixa para longo prazo, contando com campanhas de marketing para ampliar suas vendas. Todavia, considere que se houver mais vendas, também haverá mais custos.

Não saber comprar à vista e vender a prazo

Procure evitar que seus custos aumentem e que tenha que repassar essa diferença para os clientes. Isso poderá fazer com que você os perca. Em vista disso, adquira sua matéria-prima com prazo de pagamento maior que do que você dará para os seus consumidores. Consequentemente, você conseguirá cobrir os custos de operação e ainda pagar os fornecedores.

Não acompanhar diariamente

Muitos gestores fazem o monitoramento do fluxo de caixa somente no final do mês. Com isso, eles não têm noção de como estão entradas e retiradas no dia a dia. Isso compromete a gestão financeira e os rumos que a empresa deve seguir. Dessa forma, é aconselhável planejar e acompanhar as despesas e receitas para saber como elas se comportam de modo a tomar as devidas medidas.

Não ter dinheiro e gastar antes de receber

Infelizmente, existem empresários que contam com o dinheiro antes de recebê-lo, como aqueles lançados de vendas parceladas. Lembre-se de que o valor lançado não é o que está no caixa; logo, não se pode gastar. Afinal, alguns consumidores podem ficar inadimplentes, demorar para pagar ou mesmo não quitar a dívida.

Não separar despesas pessoais das despesas da empresa

Por inexperiência, o empresário, principalmente o que está começando, faz uma prática errada, que é pagar as contas pessoais com dinheiro da empresa. O ideal é fixar um pró-labore, ou seja, um salário para o proprietário arcar com suas dívidas particulares.

Não controlar o capital de giro

Um capital de giro mal administrado precisará de empréstimos para as atividades operacionais da transportadora. Isso afetará os pagamentos e recebimentos, bem como os resultados do negócio e a sua expansão. Portanto, controle e saiba realizar os cálculos para usar o dinheiro realmente quando for necessário.

Não dividir as receitas e despesas

Deixar de realizar a classificação das despesas e receitas fará com que o fluxo de caixa não exerça seu papel corretamente. Tanto as entradas como as saídas necessitam ter seus grupos: refeições, transportes, clientes, despesas com escritórios, motoristas etc. Perante essa categorização fica mais fácil definir quotas orçamentárias para destinar o dinheiro a cada uma. Esse controle mostrará os setores que estão tendo maiores despesas.

Não ser criterioso

Geralmente, os empresários e gestores não dão muita importância ao detalhamento das operações. No entanto, ele é essencial para identificar o que está certo ou errado nas contas. Inclusive, o mesmo deve ser feito na gestão fiscal, visto que ela estará prevista no fluxo de caixa.

Outro problema é não guardar ou fazer documentos que comprovem as transações como: cupons, conhecimento de transporte eletrônico, notas fiscais e contratos. Esses devem ficar em locais de fácil acesso para serem consultados, caso a fiscalização realize alguma visita no estabelecimento. Dessa forma, você evitará autuações.

Não planejar o futuro

Preparar-se para o futuro é uma prática que poucos gestores fazem, pois para isso é necessário planejar as finanças da empresa, projetar avaliando o histórico de dados, de mercado e deixá-la equilibrada com o objetivo de expandi-la. Se necessitar de mais recursos, você terá condições de escolher as taxas de juros e prazos de pagamentos que forem mais interessantes e que caberá no orçamento da transportadora.

Como a tecnologia pode ajudar?

Para obter o melhor controle das finanças, é imprescindível implantar um software de gerenciamento. O sistema proporciona facilidade e agilidade ao registrar os dados, traz análises realistas do fluxo de caixa, integra outros departamentos para maior controle e auxilia na gestão de transportes.

Portanto, desenvolver um controle de caixa para a transportadora é cuidar da saúde financeira do seu negócio e mantê-lo no mercado por muito mais tempo. De outro modo, erros podem ser fatais, podendo levá-lo ao fechamento. Assim, evite problemas seguindo as boas práticas apresentadas neste artigo.

Quer aprender mais sobre como a tecnologia pode ajudar a sua transportadora? Siga nosso blog e fique atento a nossos conteúdos!

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