Controle de abastecimento de frota: 5 dicas para ter mais eficiência

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Você já parou para analisar quais são os principais gastos da operação logística? Os custos com combustíveis estão no topo da lista e, por isso, requerem cuidados para garantir a sua otimização. Quando ocorre uma elevação nos gastos com esse recurso, as empresas precisam buscar soluções para realizar o controle de abastecimento de frota.

Esse acompanhamento vai além da análise financeira, pois leva em consideração as rotas de entrega, a conservação dos veículos e o comportamento do motorista enquanto dirige. Todos esses fatores ajudam a formar um quadro claro de como os combustíveis são consumidos e como melhorar a sua utilização.

Se você tem interesse em conhecer mais sobre o assunto, nós criamos este post para oferecer dicas sobre esse processo. Continue lendo e conheça todos os detalhes!

Por que controlar o abastecimento da frota?

Um dos aspectos mais importantes para a qualidade da prestação dos serviços logísticos é a gestão de frotas. Essa atividade é desempenhada por um profissional que assume o gerenciamento dos veículos que podem ser próprios ou terceirizados.

O gestor tem diversas responsabilidades, entre elas:

  • A regularização da frota: para que as mercadorias possam circular sem impedimentos, é necessário executar os procedimentos referentes ao emplacamento, licenciamento e recolhimento do IPVA de todos os veículos.
  • O monitoramento da conservação da frota: a melhor forma de evitar a ociosidade e os prejuízos financeiros é por meio da conservação da frota. Por isso, um projeto consistente de manutenção preventiva ajuda a ampliar a sua vida útil e capacidade produtiva.
  • O acompanhamento das despesas: é indispensável acompanhar como os custos operacionais estão distribuídos e buscar formas para a sua redução.

É nesse último aspecto que o controle de abastecimento de frota ganha destaque, representando uma fonte de que economia que pode ser conquistada com a utilização racional desse recurso.

Além disso, os gastos com combustível revelam outros gargalos, como a adoção de trajetos de entrega ineficientes, que aumentam a quilometragem percorrida. Há também as práticas dos motoristas que podem levar a gastos excessivos como a troca de marcha na hora errada e freadas e acelerações bruscas.

Assim, fica claro que a empresa que dedica tempo para medir o consumo de combustível tem o potencial para melhorar a sua performance e oferecer serviços cada vez mais qualificados.

Como implementar o controle de abastecimento de frota?

A gestão da frota deve ser adotada com o intuito de organizar a execução de tarefas e implementar melhorias sempre que necessário. Por isso, o acompanhamento do abastecimento deve começar com a identificação de problemas para, em seguida, criar propostas de melhoria.

Para conquistar esse resultado, o gestor deve seguir as nossas dicas para otimizar processos internos e promover a redução de custos.

1. Reúna informações sobre a operação

Qual é a quilometragem percorrida por cada veículo mensalmente? Você já calculou a média de consumo de combustível mensal? Você realizou uma análise para verificar se o dimensionamento da frota de acordo com a sua demanda?

Se você ainda não tem as respostas para as perguntas acima, esse é o momento ideal para iniciar a coleta de informações sobre o abastecimento. Em primeiro lugar, construa um relatório de gastos mensais que registre a utilização dos veículos no decorrer dos meses.

Esse é um relatório simples, que fornece muitas informações úteis. Por exemplo, é possível acompanhar o histórico de um caminhão e identificar oscilações no seu consumo que possam indicar problemas mecânicos que poderiam se agravar sem o devido cuidado.

2. Defina as regras de abastecimento

Cada transportadora tem autonomia para criar as suas regras referentes ao abastecimento da frota. Há casos em que o motorista arca com essa despesa durante a viagem e é reembolsado posteriormente. Já outras empresas preferem disponibilizar o combustível antes do início de cada viagem.

Porém, a prática mais comum, especialmente em trajetos mais longos, é a negociação de convênios com redes de postos de combustíveis para possibilitar que o motorista possa abastecer em qualquer localidade, sempre que for necessário.

Por isso, antes de fechar um contrato com um fornecedor de combustível:

  • realize pesquisas de mercado e peça recomendações;
  • verifique a amplitude da rede e a localização de cada unidade;
  • compare preços e negocie descontos para gerar economia de escala;
  • dê preferência para as empresas que oferecem programas de fidelização.

3. Analise as rotas de entrega

A falta de planejamento das rotas representa um dos maiores gargalos na operação de transporte, afetando não só os gastos com combustível. Um dos principais problemas de uma rota ineficiente é a impossibilidade de aproveitar a capacidade física do veículo.

Essa é uma perda significativa, pois a empresa não consegue programar as suas viagens de coleta e entrega e acaba pagando mais caro por esse erro. Porém, esse cenário pode ser modificado com a adoção de sistemas de roteirização.

Essa ferramenta tem ajudado transportadores a programar as suas entregas de produtos de acordo com a localização do destinatário. Esses sistemas analisam os endereços e criam a rota ideal com base nos locais de entrega e na consolidação dos pedidos.

4. Avalie o momento ideal para renovar a frota

Veículos antigos ou mal conservados são os principais causadores de desperdício de combustível, pois a tecnologia do seu motor e o sistema de ignição podem estar defasados. Esse é um desgaste natural dos veículos que são utilizados constantemente no processo logístico.

Além disso, o seu valor está em constante depreciação, o que afeta o resultado financeiro da empresa. Por isso, cabe ao gestor avaliar quando é o momento mais oportuno para realizar a substituição de caminhões, utilitários ou carros. Essa é uma mudança que amplia a capacidade produtiva do veículo, bem como minimiza os gastos com abastecimento.

5. Conte com o auxílio da tecnologia

Hoje, existem empresas que são especializadas no desenvolvimento de softwares voltados para a mobilidade e a gestão de veículos. Essas ferramentas são personalizadas de acordo com as necessidades dos clientes que atuam com a movimentação de mercadorias e requerem soluções para automatizar os seus processos.

Entre as várias opções disponíveis, existem soluções de controle de custos, manutenções e abastecimentos dos veículos que podem resultar em uma economia significativa.

Depois de conhecer as nossas dicas e avaliar os seus processos internos, procure implementar as iniciativas que viabilizam o controle de abastecimento de frota na sua transportadora.

E se você está em busca de recursos que podem otimizar a sua gestão, entre em contato conosco para conhecer os módulos do nosso sistema!

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