Averbação eletrônica: o que é preciso saber sobre o tema?

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Não sabe o que é averbação eletrônica de cargas? Fique tranquilo, que neste artigo você aprenderá as principais informações sobre o assunto. Primeiramente, entenda que se trata de um documento obrigatório para realizar qualquer transporte de mercadorias pelas rodovias brasileiras.

Assim, consta na legislação que o responsável pela contratação do seguro de carga tem que comunicar a seguradora tudo quanto ao frete e aos produtos que estão sendo transportados. Isso é necessário para minimizar os riscos e possíveis prejuízos que dos itens diante do transporte.

Para saber mais, continue a leitura!

O que é a averbação eletrônica?

A princípio, a averbação significa informar à seguradora os dados relacionados às notas fiscais e às especificações dos produtos que serão transportados. Dessa maneira, a empresa terá a devida cobertura se houver algum sinistro e os riscos serão menores.

Ao utilizar a averbação eletrônica, é possível maior segurança nos transportes de cargas, pois evitam-se erros humanos na digitação, sendo que tudo é realizado pelo Transport Management System (TMS) da empresa de transportes para a seguradora.

Para isso, é preciso conhecer o leiaute do Electronic Data Interchange (EDI) da seguradora, que informa todos os dados quanto à averbação de transporte de mercadorias. Uma vez que ele seja conhecido, ser deverá adaptado no seu sistema para desenvolver um arquivo de averbação igual ao dela. Dessa forma, ele será capturado automaticamente pela plataforma.

Após emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), o documento será gerado. Inclusive, a seguradora poderá pedir o arquivo em extensão XML. Para obtê-lo, você deverá configurar o sistema e enviá-lo por e-mail toda vez que fizer um CT-e ou MDF novo. Em seguida, deverá unir todos em um lote de arquivos compactados para enviar à empresa de seguros.

Por que deve ser feita a averbação de carga?

A averbação eletrônica de carga deve ser emitida para assegurar o ressarcimento do embarcador até o valor limite da garantia que está na apólice, caso aconteça algum sinistro. Desse modo, ele utilizará a Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTR-C), que é o seguro obrigatório do transportador. Sendo assim, ambas as partes protegem seus negócios, pois nenhuma carga pode transitar sem que os documentos tenham sido informados à seguradora.

O seguro RCTR-C é necessário para averbar a carga?

Sim, como é obrigatório, o RCTR-C oferece garantia de cobertura da carga dentro do limite estabelecido na apólice. Dessa maneira, o transportador poderá pedir o ressarcimento ou reembolso da carga avariada à seguradora contratada.

A averbação deve ser feita antes ou depois que o transporte começar?

Com o surgimento da Portaria 247, as empresas de transportes precisam averbar as mercadorias antes da viagem. Isso porque caso aconteça algum sinistro, haverá cobertura; do contrário, ela poderá negar a indenização por não ter sido feita antecipadamente. Essa determinação é proveniente da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP).

Quais são os dados necessários para fazer a averbação de carga?

A princípio, pode parecer complicado, mas não é. Então, para fazer a averbação eletrônica, é necessário ter em mãos os seguintes dados apresentados abaixo.

Valor da carga

A cobertura do seguro das mercadorias será mediante o valor delas. Por isso, atente-se que elas têm limites. Logo, o ressarcimento será baseado nesses números. Portanto, informe o valor correto, já que a seguradora não é obrigada a arcar com suas perdas em caso de erro.

CT-e e chaves de acesso

Pelo CT-e e os números da chave de acesso, você conseguirá atestar a rota programada pelos produtos e sua espécie. Assim, as informações que contam nos documentos identificarão se as mercadorias pertencem a categorias de produtos perigosos como: químicos, combustíveis, perecíveis, frágeis etc.

Dados sobre veículo e motorista

As informações do veículo e do motorista têm que constar no sistema, sem falhas. Se ocorrer acidentes, furtos, roubos, entre outros, você terá como provar que os responsáveis pela viagem são os mesmos que estão na apólice.

Número da apólice de seguro

No contrato do seguro, existe uma numeração que precisa ser informada, pois a segurada vai confirmar a averbação feita e os valores de cobertura. Com eles, o cálculo do reembolso e a confirmação do ressarcimento são mais rápidos.

Quais são os benefícios que as empresas têm ao averbar as cargas?

Mesmo sendo obrigatório, é interessante realizar a averbação devido aos benefícios que ela proporciona para as empresas. Entre eles, estão a otimização do gerenciamento de riscos, mais segurança nos processos, redução nos prejuízos e redução dos problemas com a fiscalização. Veja em detalhes cada um deles.

Otimização do gerenciamento de riscos

Com um gerenciamento de riscos, é possível identificar os riscos intrínsecos às operações de transportes e desenvolver planos de ações direcionados à sua eliminação ou redução de maneira efetiva. Desse modo, a segurança das mercadorias será garantida. Ou seja, a averbação se torna um mecanismo para resguardar o embarcador e a transportadora dos prejuízos de qualquer incidente durante o trajeto.

Segurança nos processos

Uma vez que se tem documentos averbados e a mercadoria segurada, os demais processos se tornam protegidos tanto para as empresas como para os motoristas. Afinal, eles saberão que não terão de arcar com os prejuízos financeiros gerados se algo acontecer.

Diminuição dos prejuízos

Uma vez que os produtos estejam sob a responsabilidade da transportadora, ela responde por todos os problemas que aconteça com eles — podendo ser simples, complexos ou mesmo roubos de cargas nas rodovias.

Redução de problemas com a fiscalização

Quando há divergências entre as informações, a empresa pode receber multas ou demais penalidades tanto para o embarcador quanto para o transportador. Ao realizar a averbação, poderá comprovar que os registros forem feitos e que existe um seguro para as mercadorias.

Como automatizar o processo?

Para garantir a segurança e a produtividade nos processos de averbação do transporte de cargas, é indicado um sistema de TMS com integração e transmissão automática de dados via EDI, conforme estabelecido pelas seguradoras. Na verdade, é importante ter uma automatização de ponta a ponta para proteger os dados e obter velocidade da operação. Após as devidas configurações, as informações e averbações são carregadas automaticamente.

Portanto, invista na tecnologia para poder fazer averbação eletrônica das cargas. Uma sugestão é utilizar o sistema do Quinto Eixo, que oferece ferramentas de emissão de documentos fiscais, controle das operações de caixa e financeiro, transporte fracionado, coleta e entrega, gestão de pneus e frota.

Tirou sua dúvida quanto à averbação eletrônica de cargas? Se precisar de mais alguma informação, entre em contato conosco!

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